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Ausgewählte Regeln (nach DIN 5008)

Haupttext

Eigentlicher Brieftext


Die äußere Form eines privaten Geschäftsbriefs folgt bestimmten, auf Konvention beruhenden Regeln. Als standardisierte Form ist sie auch in einer DIN-Norm  (»DIN 5008) niedergelegt.
Als schulische Schreibform, insbesondere im Rahmen des Deutschunterrichts oder entsprechenden Abschlussprüfungen, gelten zum Teil freilich auch noch kulturell bedingte Schreibgewohnheiten, die nicht unbedingt und in letzter Konsequenz mit der DIN-Norm konform sind. Dies entspricht auch der Tatsache, dass sich solche Normierungen, auch wenn es dafür gute Gründe geben mag, gegen kulturell konventionalisierte Formen auch im Zeitalter der Globalisierung nicht so ohne weiteres durchsetzen lassen.
Dennoch muss es nach Veröffentlichung der Norm Ziel sein, auch zum normgerechten Schreiben anzuleiten. Dafür gibt es gute Gründe. Denn, wie es im Einführungsbeitrag zur neuen DIN 5008 auf der Webseite des DIN-Instituts heißt, sollen die Regeln dafür weder zu speziell und damit (zu) aufwendig in ihrer Anwendung sein. Dadurch, so der Anspruch, müssten sie auch in der beruflichen Bildung einfach zu vermitteln sein.
 
Haupttext Der eigentliche Brieftext, hier (Brief)Haupttext, genannt, enthält im Allgemeinen die Informationen, die sowohl den Anlass der Kommunikation als auch die Absichten des jeweiligen Verfassers in der aktuellen Kommunikationssituation sichtbar machen. Im Haupttext werden im Allgemeinen verschiedene Sprechakte ausgedrückt, von denen derjenige, der den dabei dominierenden Sprechakt darstellt, auch die Textfunktion des Briefes bestimmt. (vgl. Überblick) Ob es sich bei einem privaten Geschäftsbrief um eine Bestellung, eine Reklamation oder eine Anfrage handelt, wird, neben dem Betreff, im Haupttext signalisiert.
  • Für die äußere Gestaltung des Haupttextes gibt es abgesehen von jenen Maßangaben, die für die Einrichtung einer Seite (z. B. Seitenabstand, Fluchtlinie (25mm vom linken Blattrand), Zeilenende 10 mm vom rechten Blattrand entfernt etc.), keine verbindlichen Normen. (→Seitengestaltung, Papierformate)
  • Im Übrigen sind jene Übereinkünfte und Regeln zur typographischen Gestaltung zu beachten, die auch für den gesamten Brief gelten.
  • Der Haupttext kann in zwei Teile eingeteilt werden. Wird dies getan, was jedoch nicht zwingend so sein muss, dann teilt man ihn in einen Briefeinstieg und den eigentlichen Haupttext ein.
  • Der Briefeinstieg stellt quasi den ersten Satz dar, der sich an die Anrede (ohne Komma, aber mit einer Leerzeile davon abgesetzt) anschließt. Als weitergeführter Gesamtsatz (= der erste Satz des Briefes) wird er am Satzanfang klein geschrieben, sofern es sich um kein Nomen (Substantiv, Hauptwort) oder ein Personalpronomen (Anredepronomen, z. B. "Sie") handelt. Wie er im einzelnen ausfällt, hängt natürlich auch von der Beziehung des Verfassers und Empfängers des Briefes ab. So gilt auch für den Briefeinstieg, dass er situationsangemessen und adressatenspezifisch ausfallen muss.
    • Über seine Informationsfunktion kommt dem Briefeinstieg daher auch als Sprechakt die Aufgabe zu, den Kontakt zum Empfänger zu intensivieren. Zugleich soll er die Aufmerksamkeit und das Interesse des Leser gewinnen, ohne dabei weitschweifig oder mit übertriebenen Floskeln fast anbiedernd zu sein.
    • Im Briefeinstieg darf man den Betreff nicht wiederholen, auch wenn er nun, neuformuliert in einem ganzen Satz daherkommt.
    • Melanie Goldmann (2007, S.45) schlägt daher vor, man solle sich im Briefeinstieg auf einen vorherigen Kontakt beziehen oder den Empfänger kurz über wichtige Fakten, "etwa, wer Sie sind, was ihr Anliegen ist, wie Sie auf ihn gekommen sind, und was Sie wissen möchten"  zu unterrichten.
    • Besonders gut geeignet sind auch Formulierungen, mit denen man für eine vorhergegangene Kontaktaufnahme über Brief, E-Mail o. a. dankt. Solche höflichen Formulierungen sind auch dann einem Brief, mit dem man sich, mit mehr oder weniger klaren Worten, über etwas beschweren will, keineswegs fehl am Platz. Sie verhindern auch nicht, dass die Beschwerde vom Empfänger als die dominierende Textfunktion erkannt werden kann. (vgl. Beispiel) (Beispiel: a) ..., vielen Dank für Ihre unverzügliche Antwort auf meinen Anruf in Ihrer Firma, b) ..., dass Ihnen mein Angebot zugesagt hat, freut mich sehr, c) ..., dass Sie mir bisher noch nicht geantwortet haben, wundert mich sehr.
    • im Allgemeinen wird es wohl besser sein, den Briefeinstieg positiv zu gestalten, eine wirkliche Empfehlung dafür lässt sich aber angesichts der unterschiedlichen Kommunikationssituationen nicht geben. Bestenfalls, aber das geschieht hier mit Einschränkungen, ließe sich Melanie Goldmann (2007, S.45) mit diesen Äußerungen folgen: "Beginnen Sie, wenn Sie eine schwierige Situation mitteilen wollen, nicht mit dem Wort 'leider'. Versuchen Sie stattdessen, für Probleme Lösungen zu formulieren. Hierbei müssen Sie aber darauf achten, dass Sie ein Versäumnis oder einen Fehler nicht gezwungen schönreden. Drücken Sie - besonders bei selbstverschuldeten Problemen - Ihre Zustimmung aus, ohne unterwürfig zu klingen ('nachdem ich den Vertrag geprüft habe, stimme ich Ihnen zu ...)."

→Arbeitsschritt: Analyse der/des Zusatztextes (Situationsbeschreibung, Äußerungen, Aussagen zu einem Sachverhalt u. ä.)

Arbeitsschritt: Argumente für den Haupttext sammeln und strukturieren

Beispiele

 

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