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Ausgewählte Regeln nach der DIN 5008

Briefelemente


Folgende Elemente sollten in einem privaten Geschäftsbrief vorhanden sein.

  • Die Absenderanschrift (Absenderadresse oder manchmal auch einfach Absender genannt) zeigt an, von wem das nachfolgend Geschriebene stammt oder in wessen Auftrag es verfasst worden ist. Sie steht ganz oben auf der Seite, nach vier Leerzeilen, beginnend mit der Zeile 5. In der Regel umfasst sie, ohne Angabe des Bestimmungslandes, drei Zeilen, die ohne Leerzeile untereinander stehen. Geht der Brief ins Ausland schließt sich daran die Angabe des Landes an, in dem sich der Wohnort befindet.  (Beispiel)
    Wenn es sinnvoll ist, können Ergänzungen in den nächsten Zeilen vorgenommen werden, z. B. eine Telefonnummer und/oder eine Email-Adresse angegeben werden. (Beispiel)
    Man kann aber in diesen Ergänzungszeilen, wenn dies erforderlich ist, auch andere Zusatzangaben machen. So kann es durchaus sinnvoll und erforderlich sein, seine Bankverbindung anzugeben oder auch eine Versicherungs- oder Steuernummer o. ä.. Allerdings sollten diese Angaben mit einer Leerzeile von der postalischen Absenderadresse abgehoben werden. (Beispiel).

  • Das Datum, genauer das Kalenderdatum, steht gewöhnlich auf der ersten Zeile der Absenderadresse am rechten Blattrand.(Beispiel) Es kann aber auch, am rechten Blattrand, zwischen Empfängeranschrift und Betreff stehen (Beispiel). Je nach Wünschen und Gewohnheiten kann man es in numerischer oder in alphanumerischer Form (Beispiel) gestalten. Dabei erlaubt die numerische Form noch die Wahl zwischen einer aufsteigenden (Beispiel) und einer absteigenden Form (Beispiel). Die Ortsangabe und die lockere Apposition im Akkusativ ([Ort], den ...) sind dagegen unnötig und gelten im Prinzip als veraltet.

  • Die Empfängeranschrift steht im so genannten Adressfeld, das insgesamt 9 Zeilen umfasst. (Beispiel) Darin werden auf den unterschiedlichen Zeilen Angaben gemacht wie: Anredepronomen Herr/Frau (vgl. Engel 31996, S.62), Name, Straße, Hausnummer, Postfach und besondere Beförderungsvermerke wie z.B. "Einschreiben", "persönlich", "Warensendung" usw. Die Angabe der Empfängeradresse beginnt in jedem Fall auf Zeile 15 von oben, das ist Zeile 4 des Feldes für die Empfängeranschrift. Sie kann, je nach Erfordernissen, mit postalischen Beförderungsvermerken versehen werden, für die die drei ersten Zeilen des Adressfeldes vorgesehen sind (z.B. Einschreiben/Rückschein, Warensendung, Eilzustellung usw.) (Beispiel)

  • Der so genannte Betreff hält kurz und prägnant in einer kurzen Wortgruppe oder einem kurzen Satz fest, worum es im Brief geht. Der Betreff wird mindestens zwei Leerzeilen unter dem Empfängerfeld ohne ein Satzzeichen am Ende geschrieben. Die Worte "Betreff" oder "Bezug" werden heute nicht mehr verwendet, allerdings kann er durch Fettschrift hervorgehoben werden. Nach dem Betreff werden 2 Leerzeilen vor der Anrede gesetzt. (Beispiel)

  • Die Anrede steht mindestens zwei Leerzeilen unter dem Betreff und wird mit einem Komma abgeschlossen. Die Wahl der Anredefloskel hängt neben der Beziehung zu der man als Verfasser zum Empfänger des Briefes steht, natürlich auch davon ab, ob einem ein Adressat persönlich bekannt ist. Berufs- und Amtsbezeichnungen stehen stets unmittelbar vor der Anrede.
  • Der Haupttext eines privaten Geschäftsbriefs lässt sich in zwei Teile unterteilen. Die Einleitung, häufig auch Briefeinstieg genannt, kann unterschiedliche Aufgaben (Textfunktionen) erfüllen. Häufig steht dabei die im Brief insgesamt dominierende Textfunktion nicht im Vordergrund. (vgl. Beispiel) Denn selbst, wenn man eine Reklamation vorbringen will, kann der Briefeinstieg wegen der schnellen Zusendung einer Ware, z. B., zunächst einmal einen Dank aussprechen. Was den Inhalt des Briefeinstiegs ausmacht, hängt von zahlreichen Faktoren ab, die die Kommunikation der Briefpartner betreffen. Unabhängig davon, was inhaltlich für die Gestaltung des Briefeinstiegs ausgewählt wird, kommt dieser Einleitung aber auch die Aufgabe zu, die Aufmerksamkeit und das Interesse des Empfängers zu wecken. Weitschweifige Dankesfloskeln sind dabei sicherlich ebenso fehl am Platz wie eine Anhäufung sonstiger Leerformeln. Im nachfolgenden zweiten Teil des Haupttextes, dem  Brieftext i. e. S., wird das eigentliche Anliegen des Briefes mit den dafür erforderlichen Informationen in verständlicher Sprache und klarem, sachlichen Stil vorgebracht.

In einem offiziellen Geschäftsbrief, der z. B. mit dem Briefkopf des Unternehmens oder einem vollständigen Briefformular verfasst wird, sieht alles u. U. etwas anders aus. Beim privaten Geschäftsbrief jedenfalls gibt es z. B. keinen Infoblock, der anstelle der Bezugszeichenzeile rechts neben der Empfängeranschrift untergebracht ist (z.B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Name des Ansprechpartners u. v. m.),

Gert Egle, zuletzt bearbeitet 18.09.2016
 

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