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Privater Geschäftsbrief

Didaktische Aspekte


Private Geschäftsbriefe dienen als Gebrauchstexte (pragmatische Texte) der schriftlichen Kommunikation zwischen Privatpersonen oder zwischen einer Privatperson und einer Institution, einer Körperschaft oder einem Unternehmen in einem offiziellen Rahmen. Wie bei kaum einem anderen Text ist das Verfassen eines Geschäftsbriefes, und das auch in seiner privaten Form, ein an vorgegebenen Normen orientiertes Schreiben. Dieses normgerechte Schreiben bezieht sich vor allem auf die äußere Gestaltung, schließt aber ebenso sprachlich-stilistische Aspekte mit ein. Und insbesondere letztere sollten dabei im Fokus des Schreibunterrichts im Fach Deutsch stehen. Anders sieht es beispielweise im Fach Textverarbeitung aus, bei der die äußeren Formmerkmale besonderes Gewicht haben. Dennoch: einer künstlichen Trennung von Form und Inhalt soll hier nicht das Wort geredet werden. Allerdings verleitet nicht selten der schulische Schreib- bzw. Aufsatzunterricht Lehrkräfte im Deutschunterricht, denen es sonst ja oft an harten Kriterien zur Benotung von Schreibleistungen mangelt, bei ihrer bewertend-prüfenden Beurteilung die formalen Kriterien überzubewerten.

Der private Geschäftsbrief - längst nicht mehr nur ein Fall für Tinte und Papier

Einer solchen Praxis steht nicht nur entgegen, dass auch die kommunikative Bedeutung des privaten Geschäftsbriefs in der traditionellen Form abnimmt. Wichtiger ist noch, dass ein Großteil der Probleme, die Schüler beim Schreiben dieser Briefe haben, eher auf sprachlicher und argumentativer Ebene liegen. Und erst ihre Bewältigung kann bewirken, dass ein privater Geschäftsbrief die ihm zugewiesene kommunikative Funktion erfüllen kann. Wenn also heutzutage ein großer Teil des privaten Geschäftsverkehrs in schriftlicher Form schon als E-Mail abgewickelt wird, macht es wenig Sinn, über Gebühr auf den Formkriterien des privaten Geschäftsbriefes herumzureiten. Vielmehr kommt es darauf an, die kommunikativen Funktionen des privaten Geschäftsbriefes auch in Form privater Geschäfts-E-Mails zu erproben und einzuüben. Dabei spielt eben nicht nur die sprachliche und argumentative Gestaltung einer bestimmten Schreibhandlung wie z. B. das Formulieren einer Reklamation usw. eine Rolle, sondern auch die Nutzung der mit der digitalen Technik verfügbaren Möglichkeiten wie z. B, Dateianhänge, Fotos oder Videos zur Dokumentation  einzusetzen, um seine Schreibziele zu erreichen. Und nicht zuletzt gehört der Umgang mit dem Datenschutz und die sichere Archivierung von E-Mails, sowie das Einsetzen von Lesebestätigungen, die Verwendung von E-Mails als Einschreiben u. dgl. zu einem modernen Schreibunterricht über den privaten Geschäftsbrief, der gesellschaftlich übliche kommunikative Praktiken einbezieht.

Die äußere Form des herkömmlichen privaten Geschäftsbriefs

Die äußere Form eines →privaten Geschäftsbriefs folgt bestimmten, auf Konvention beruhenden Regeln. Als standardisierte Form ist sie auch in einer DIN-Norm  (»DIN 5008) niedergelegt.
Als →schulische Schreibform, insbesondere im Rahmen des Deutschunterrichts oder entsprechender Abschlussprüfungen, gelten zum Teil freilich noch kulturell bedingte Schreibgewohnheiten, die nicht unbedingt und in letzter Konsequenz mit der DIN-Norm konform sind.
Dies entspricht auch der Tatsache, dass sich solche Normierungen, auch wenn es dafür gute Gründe geben mag, gegen kulturell konventionalisierte Formen auch im Zeitalter der Globalisierung nicht so ohne weiteres durchsetzen lassen.  Was im Geschäftsleben (B2B und A2B und umgekehrt) durchaus Sinn macht, kann im halbprivaten Bereich, eben dort, wo Menschen ihre privaten Geschäftsbriefe abfassen, nicht so ohne weiteres alte Gewohnheiten und Gepflogenheiten verdrängen. Und im Zeitalter der digitalen Kommunikation verschieben sich, wie bereits ausgeführt, auch hier allmählich die Akzente.
Dennoch muss der Deutschunterricht, insbesondere nach Veröffentlichung der Norm, zum normgerechten Schreiben anleiten. Auch wenn die (DIN-)Normen lediglich den Charakter von Empfehlungen haben, es jedem einzelnen überlassen bleibt, ob er sich danach richtet, erreichen sie eine große Verbindlichkeit, weil viele gesellschaftliche Gruppen an ihrer Umsetzung Interesse haben. Denn im Gefolge von Normierungen können sich, wie Melanie Goldmann (2007, S.128) betont, "neue Technologien schneller am Markt durchsetzen, weil durch die Normung die wesentlichen Fragen der Sicherheit, der Verträglichkeit mit Gesundheit und Umwelt sowie der Gebrauchstauglichkeit und Zuverlässigkeit geklärt sind." Normierung, so schlussfolgert sie, schaffe damit Vertrauen, was letzten Endes den Menschen in ihrem Alltagsleben Sicherheit gebe. So sei es die Aufgabe von Normen, "den Nutzen technischer Entwicklungen zu maximieren und von ihnen ausgehende Gefährdungen zu minimieren." (ebd.)
In Unternehmen, Institutionen und Körperschaften werden in der geschäftlichen Korrespondenz Regelungen für das normgerechte Schreiben, sobald solche erarbeitet und veröffentlicht worden sind, umgesetzt. Sie standardisieren und vereinfachen auf diese Weise die briefliche Kommunikation. So gelten die entsprechenden Normen für den offiziellen Geschäftsbrief als weitgehend verbindlich.
Für den privaten Geschäftsbrief gilt dies indessen nicht in gleichem Umfang. Wenn jemand als Privatperson einen geschäftlichen Angelegenheiten dienenden Brief verfasst, kann er/sie den Brief im Prinzip gestalten und schreiben, wie es beliebt. Aber gute Gründe sprechen dafür, sich auch dabei an bestimmte Normvorgaben zu halten. Sie erleichtern den Briefversand, sorgen dafür, dass ein Brief seinen Adressaten erreichen kann, helfen diesem, Anlass und Gegenstand des Briefes in den eigenen Geschäftsverkehr einzuordnen usw.
Allerdings ist eben im Zeitalter von E-Mail, insbesondere dem »e-post-Brief, von SMS, MMS und dem Posten von Mitteilungen in sozialen Netzwerken auch im Bereich des privaten Geschäftsbriefes manches im Fluss. So kann, wer z. B. heutzutage einen Handyvertrag kündigen will, dies längst per E-Mail tun. Und was in solchen geschäftlichen Dingen möglich ist, hat längst auch andere Bereiche erreicht. Und E-Mails entziehen sich, auch im Geschäftsverkehr, bislang erfolgreich einer derartigen Normierung. Nicht dass nicht auch daran gearbeitet wird: Aber die kulturellen Gepflogenheiten im E-Mail-Austausch lassen die verbindliche Durchsetzung von Schreibnormen in diesem Bereich offenbar (noch) nicht zu.

Textfunktionen

Wie bei den meisten Texten werden die kommunikativen Funktionen eines privaten Geschäftsbriefes in einer Kombination mehrerer Textfunktionen signalisiert, von denen mal die eine, mal die andere die dominierende Textfunktion darstellt. So wird in einem privaten Geschäftsbrief meistens über etwas informiert (informative Textfunktion, zugleich aber auch zu etwas aufgefordert (appellative Textfunktion). Es kann sich bei der dominierenden Textfunktion um eine Bestellung, eine Mahnung, eine Erinnerung, eine Anfrage oder eine Reklamation handeln. Ob es diese oder jene Textfunktion dominiert, hängt letzten Endes von der im Text ausgedrückten Anweisung des Verfassers (Emittenden) ab, " die der Rezipient erkennen soll" , nämlich wie bzw . "als was dieser den Text insgesamt auffassen soll." (vgl. Brinker 1997, S.95, Hervorh. im Original gesperrt), 

Unterschiede von Privatbrief und privatem Geschäftsbrief

Als offizielle Briefe dienen private Geschäftsbriefe nie ausschließlich der Kontaktpflege und heben sich damit grundlegend von Privatbriefen ab.
Beide unterscheiden sich im Allgemeinen in Aufbau, Inhalt und (stilistischer) Form. Während der Privatbrief hauptsächlich der Kontaktpflege dient, kann ein privater Geschäftsbrief sehr unterschiedliche (Text-)Funktionen erfüllen. Da ein privater Geschäftsbrief verwendet wird, um "offizielle" Beziehungen und "geschäftsmäßige" Sachverhalte zwischen Privatpersonen untereinander oder zwischen Privatpersonen und Unternehmen, Einrichtungen oder Körperschaften zu regeln, muss er auch Gepflogenheiten und Konventionen bei seiner Gestaltung entsprechen, wie sie im Geschäftsverkehr üblich sind bzw. gewöhnlich erwartet werden.

  • Ein privater Brief kann als Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger eigentlich ganz beliebig aussehen. Grundsätzlich betrachtet braucht ein solcher Brief nicht einmal eine Anrede, eine Unterschrift oder die Angabe des Briefdatums. Und doch gibt es auch dafür mehr oder weniger verbindliche Konventionen, die sich aus der jeweils besonderen Kommunikationssituation ergeben. Die Wahl der äußeren und stilistischen Form eines privaten Briefs hängt damit neben der Beziehung der Kommunikationspartner zueinander, dem Anlass und dem Inhalt des Briefes auch davon ab, welche Ziele ein solcher Brief verfolgt. Ein Liebesbrief wird so sicher anders aussehen als ein Brief, den eine Tochter ihren Eltern aus ihrem Urlaub schreibt.
  • Demgegenüber ist der private Geschäftsbrief in seiner an den DIN-Normen (»DIN 5008) orientierten und in seiner als E-Mail verwendeten Form stark standardisiert. Neben den äußeren Formmerkmalen, die beim herkömmlichen Geschäftsbrief eine große Rolle spielen, betrifft dies vor allem bestimmte Angaben, die im Geschäftsverkehr üblicherweise gemacht werden müssen und den Brief bzw. die E-Mail dem Geschäftshandeln zugehörig machen. Das sind z.B. Angaben zu Absender, Empfänger, Brief-/E-Mail-Datum, Brief-/E-Mail-Zweck (Betreff), Anrede, Schlussformel, Anlagen/Attachments und (ditaler) Unterschrift. Und selbstverständlich gehört zu einem privaten Geschäftsbrief in der einen oder der anderen Form auch ein Schreibstil, der sich von dem rein privater Ausführungen deutlich abhebt. Private Geschäftsbriefe sind, auch wenn sie einen individuellen Charakter besitzen und als offizielle Briefe" in der Regel 'unter Ausschluss der Öffentlichkeit' formuliert (und gelesen)" werden, "im ganzen so geschrieben, als ob sie der Öffentlichkeit zugänglich wären. Diese (fiktive) Publizierbarkeit hat zur Folge, dass solche Briefe in einer nüchternen, weitgehend standardisierten und damit lesbaren Form gehalten sind" (Engel 1996, S.174)

Merkmale privater Geschäftsbriefe

  • regeln "offizielle" Beziehungen zwischen Privatpersonen und Geschäftspartnern, zwischen Kunden und einer Firma etc.

  • besitzen einen individuellen Charakter

  • haben meist einen aktuellen Anlass

  • sind in ihrer äußeren Form mehr oder weniger standardisiert

  • müssen bestimmte Mindestinformationen enthalten (allerdings adressatenspezifische Unterschiede)

  • haben eine klare Gliederung (Abschnitte)

  • sind in einer sachlichen Sprache verfasst

Privater Geschäftsbrief als Prüfungsaufgabe

Der Aufgabentyp "Privater Geschäftsbrief" ist heutzutage in verschiedenen Abschlussprüfungen im Fach Deutsch zu finden. In der Kaufmännischen Berufsschule des Landes Baden-Württemberg ist er fester Bestandteil der zur Auswahl stehenden Prüfungsaufgaben.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 29.09.2013
 

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