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Wenn etwas in der Sache zu tun ist

Delegieren

 
 
  Beim Durcharbeiten des Eingangskorbes, der zweiten Stufe zur Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) im Konzept des Getting Things Done®, kann entschieden werden, eine bestimmte Angelegenheit, ein Projekt oder bestimmte nächste Schritte zu delegieren.

Während im Kontext anderer Arbeits- und Zeitmanagementkonzepte das Delegieren stets beim Setzen von Prioritäten eine wichtige Rolle spielt, besitzt das Delegieren im Workflow von Getting Things Done® (GTD) einen anderen Platz und erfüllt eine andere Funktion, die nur zum Teil mit denen anderer Konzepte übereinstimmen.
Gemeinsam ist dabei die Grundfrage: "Was muss ich eigentlich unbedingt selbst erledigen?". Darüber hinaus wird aber verlangt, sich bei den Angelegenheiten, die nicht sofort erledigt werden können, zu fragen, ob man selbst am besten dafür geeignet ist. (vgl. Allen 2004, S. 166).

Besonderes Gewicht legt GTD darauf, dass das Delegieren stets systematisch, besser gesagt: mit System, erfolgen soll. Damit ist zunächst gemeint, dass

  • man die Entscheidung, wohin man eine Angelegenheit delegiert, wohlüberlegt trifft

  • möglichst routinemäßig erprobte und verlässliche Wege beim Delegieren von Angelegenheiten gegangen werden

Besonders wichtig ist beim Delegieren, dem Empfänger eine physische Gedächtnisstütze zukommen zu lassen (z. B. E-Mail, schriftliche Notiz), da diese von diesem wiederum am besten ins eigene System eingespeist und verwaltet werden kann.

Nach dem Delegieren kann es sein, dass eine bestimmte Angelegenheit vollkommen in die Verantwortung eines anderen übergegangen ist. In diesem Fall muss man sich natürlich im Prinzip keine Gedanken mehr darüber machen.
Besteht bei einem selbst jedoch immer noch ein Interesse daran zu erfahren, ob das Delegieren der Angelegenheit die Sache vorangebracht hat, dann muss man das Ganze weiterverfolgt werden. Dazu bringt man es auf die Liste "Warten auf", das eines der grundlegenden Hilfsmittel ist, die es im GTD-Konzept zu organisieren und zu verwalten gilt.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 15.09.2016
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Überlegen Sie, welche Vor- und Nachteile die im Schaubild dargestellten Formen des Delegierens besitzen.

  2. Erläutern Sie, was man unter dem systematischen Abgeben zu verstehen hat.
     

 
     
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