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Die Steuerung von Arbeitsabläufen

5. Stufe: Tun

 
 
  David Allen (2004, S. 230ff.) befasst sich bei seiner Darstellung des GTD-Konzepts (= Getting Things Done®) eingehend mit der Frage, wie man auf der Grundlage seiner Arbeits- und Zeitmanagement-Methode die besten Entscheidungen darüber fällen kann, was zu tun ist. Dabei folgt er dem Prinzip, "auch hier von unten nach oben vorzugehen, also auf den banalsten Ebenen anzufangen." (S.231)

Die Reihenfolge der im Schaubild dargestellten Schritte unterstützt bei der Aufgabe, an verschiedenen Orten mit Hilfe der Kontextzuordnung auf den Listen der nächsten Schritte bestimmte Arbeitsziele auch umzusetzen. Dabei muss natürlich auch immer situativ geklärt werden, ob die zur Erledigung einer Aufgabe nötige Zeit in einem zur Verfügung stehenden Zeitfenster verrichtet und mit der dafür nötigen psychischen und physischen Energieleistung angepackt werden kann. Und schließlich gehört stets eine Abschätzung der relativen Priorität der ins Auge gefassten Aufgabe im Vergleich zu den anderen in einem bestimmten Kontext anstehenden Aufgaben dazu.

Die Entscheidung, welche Aufgabe in einem bestimmten Kontext, in einem bestimmten Zeitfenster mit bestimmtem Energieaufwand anzupacken ist, verlangt am Ende dieser Bewertung natürlich stets auch eine Festlegung von Prioritäten. Um nicht den immer wieder auftretenden dringenden Anforderungen eines Augenblicks zu folgen und damit der Tendenz, lieber "mit Überraschungen und Krisen umzugehen, als den Teil, der Arbeit, der nicht so ins Auge springt, durchzuarbeiten, zu ordnen, zu überblicken und zu bewerten und ihn damit in den Griff zu bekommen" (Allen 2004, S. 237), ist einige Übung im Umgang mit dem strukturierten Listensystem nötig. Dazu gehört vor allem die Erfahrung, dass man auch bei spontanen Entscheidungen oder unvorhergesehenen Entwicklungen wieder zu seinem strukturierten Selbst-, Arbeits- und Zeitmanagement zurückkehren kann und muss, um die Kontrolle über das, was nur wirklich planvoll erledigt werden kann, zu bewahren, und die Dinge, die einen unnötig belasten, damit aus dem Kopf zu bekommen.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 29.09.2013
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Was spricht für den von Allen aufgezeichneten Weg bei der Entscheidung, was aktuell zu tun ist, von der "banalsten Ebene" auszugehen?

  2. Manche Arbeiten und Verpflichtungen, mit denen man überhaupt nicht gerechnet hat, müssen einfach sofort erledigt werden. Geben Sie Ratschläge, welche Probleme daraus entstehen können und wie man mit ihnen umgehen kann.
     

 
     
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