Home
Nach oben
Zurück
Weiter
 

 

3. Stufe: Ordnen und organisieren

Liste der nächsten Schritte

 
 
  Im GTD®-Konzept werden Angelegenheiten, die im Eingangskorb gelandet sind und deren Erledigung länger als zwei Minuten ("2-Minuten-Regel") dauert, zunächst bei der Durcharbeitung verschoben. Dies bedeutet aber nicht, dass sie aufgeschoben werden. Vielmehr müssen sie zur Erledigung weiter verfolgt werden. Müssen bestimmte Angelegenheiten an einem bestimmten Termin erledigt werden oder sein, werden sie zunächst im Terminkalender festgehalten. Wenn eine Angelegenheit delegiert wurde, kommt der Erinnerungsvermerk auf die Liste "Warten auf".

Alle Angelegenheiten, die so bald als möglich erledigt werden sollen, gehören dagegen auf die Liste der "nächsten Schritte".

Meistens reicht das Führen einer einzelnen Liste der nächsten Schritte jedoch nicht aus. Allen (2004, S. 63) spricht davon, dass die Anzahl nächster Schritte bei den meisten Menschen zwischen 50 und 150 beträgt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, verschiedene Listen "nächster Schritte" zu führen, die diese nach bestimmten Kategorien zusammenfassen. Dadurch entsteht als Ganzes, ähnlich wie bei der Projektliste, entweder eine einfache, d. h. allgemeine Liste "nächster Schritte" oder ein strukturiertes Listensystem "nächster Schritte" von einzelnen speziellen Listen "nächster Schritte".

Was ist ein "nächster Schritt"?

Allen (2004, S. 58) definiert seinen Begriff des "nächsten Schrittes" wie folgt: "Der »nächste Schritt« ist die allernächste physische Aktion, die unternommen werden muss, damit die laufende Angelegenheit in Richtung auf ihre Vollendung vorankommt." Etwas prägnanter ausgedrückt: Der »nächste Schritt« "ist die nächste physische, sichtbare Aktion, die erforderlich ist, um die Angelegenheit einem Abschluss näher zu bringen." (ebd., S. 58) Es ist wichtig, noch einmal darauf hinzuweisen, dass "nächste Schritte" und Projekte im GTD-Konzept wichtige, aber vor allem unterschiedliche Kategorien sind, die allerdings in einem wechselseitigen Bezug zueinander stehen.

Besonderes Gewicht legt Allen im GTD®-Konzept darauf, dass ein "nächster Schritt" stets an eine physische Aktivität gekoppelt sein muss. Solange man eben nicht wisse, was als nächstes zu tun sei, müsse eben weiter darüber nachgedacht werden, ehe etwas geschehen könne.
In jedem Falle ist eine rein mentaler Vorgang, wie eine Entscheidung zu treffen, für ihn "keine wirkliche Handlung, denn eine Aktion braucht Zeit, ein Beschluss nicht. Es gibt immer einen physischen Schritt, der zu vollziehen ist, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern." Allen (2004, S. 163) Auch wenn man den Handlungsbegriff Allens durchaus kritisieren kann, scheint der Gedanke, sich auf das absolut nächste zu konzentrieren, was physisch getan werden, um eine Angelegenheit zu erledigen, doch von großem Vorteil zu sein.

Typen der Liste "nächste Schritte"

  1. Die einfache Liste der nächsten Schritte

Die einfache Liste der nächsten Schritte ist eine einzelne Liste für alle Erinnerungsvermerke für die Dinge, die als nächstes erledigt werden sollen. Man könnte sie auch als allgemeine Liste der nächsten Schritte bezeichnen.

Zum Online-Formular

teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement

  1. Das strukturierte Listensystem nächster Schritte

Wer die einfache Liste der nächsten Schritte aus Gründen der Zweckmäßigkeit aufteilen will, strukturiert die Gesamtheit der "nächsten Schritte" nach bestimmten Kategorien. Statt einer allgemeinen Liste der nächsten Schritte für alle werden dann verschiedene spezielle Listen  nächster Schritte geführt. Dabei können verschiedene Kategorien bzw. Kategoriensystem zum Zuge kommen.

Zum Online-Formular

teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement

→teachSam-SystemplanerArbeits- und Zeitmanagement

Das Prinzip der Kontextzuordnung der "nächsten Schritte"

Die Kategorien, mit denen mit Hilfe eines Listensystems nächster Schritte Erinnerungsvermerke zu dem, was baldmöglichst erledigt werden soll, geordnet und organisiert werden kann, orientieren sich im GTD®-Konzept vor allem am Kontext, in dem die einzelnen Schritte ausgeführt werden können. So wird auch klar, dass eine bestimmte Aktion eben nur an einem bestimmten Ort, in einem bestimmten Kontext weitergeführt werden kann, und ansonsten aus dem Kopf verbannt bleiben kann. So kann man sich in den jeweils verschiedenen Kontexten, in denen man agiert, auf das im Hier und Jetzt erforderliche Tun konzentrieren.
Am besten ist es daher, die jeweils nächsten Schritte zur Erledigung einer Angelegenheit oder eines Projektes auf einer speziellen Liste nächster Schritte zu verwalten, die an einem bestimmten Ort, mit Hilfe eines bestimmten Hilfsmittels, in der Schule, im Büro oder zu Hause ausgeführt werden sollen. In einem solchen Fall bestünde das strukturierte Listensystem aus:
 

Darüber hinaus kann das Listensystem "nächster Schritte" je nach Bedarf weiter differenziert und erweitert werden. So könnte man natürlich, wenn es Sinn macht, Listen "nächster Schritte" für einzelne Schulklassen führen. Im sonstigen Alltag empfiehlt es sich noch folgende Listen "nächster Schritte" zu führen:

Die Liste "Lesen/noch einmal durchgehen" enthält alle jene Texte, deren Lesedauer mehr als zwei Minuten umfasst (2-Minuten.Regel). Sie sollte Dinge enthalten, die man, wenn man Zeit hat, lesen will. Diese Liste wird im Allgemeinen als Stapel z.B. in einem Stapelkorb geführt, der definitionsgemäß auch als Liste im GTD-Konzept bezeichnet werden kann (vgl. .Allen 2004, S. 182)

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 15.09.2016
 

 
      
  Überblick ] 1. Erfassen ] 2. Durcharbeiten ] 3. Ordnen ] 4. Überprüfen ] 5.Tun ]  
      

          CC-Lizenz
 

 

Creative Commons Lizenzvertrag Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International License (CC-BY-SA) Dies gilt für alle Inhalte, sofern sie nicht von externen Quellen eingebunden werden oder anderweitig gekennzeichnet sind. Autor: Gert Egle/www.teachsam.de