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Die Steuerung von Arbeitsabläufen

1. Stufe: Erfassen

 
 
  Die erste Stufe zur Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) im Konzept des Getting Things Done® stellt die Grundlage für die nachfolgenden Schritte dar. Dabei geht es ganz allgemein darum, alles, was unsere Aufmerksamkeit erfordert, lückenlos zu erfassen.
Unerledigtes und offene Enden, die sich sich als anfallendes Zeug in unserem Kopf oder sonstwo befinden, müssen zu 100% auf den Tisch.
Das dauert seine Zeit, ist aber in jedem Fall seine Zeit wert. Allen berichtet davon, dass die Erfassungsphase allein schon mal 20 Stunden gedauert hat, gewöhnlich aber wohl zwischen einer und sechs Stunden beansprucht. (vgl. Allen 2004, S. 134)
Die anfallenden Dinge landen im Eingang bzw. Eingangskorb, der nach Allen kein Behälter zur Aufbewahrung (collection bucket), sondern eine reine Bearbeitungsstation darstellt. (vgl. ebd., S.155)

In der Realität wird eine fortlaufende hundertprozentige Erfassung der anfallenden Dinge naturgemäß zwar ein Ideal bleiben. Dennoch soll sie die Motivation erhalten, die anfallenden Dinge immer wieder aufzuräumen, statt sie lediglich in ihrem Zustand zu belassen.

Der Anfang: Zusammentragen, was anfällt

Das Erfassen der anfallenden Angelegenheiten und inneren Verpflichtungen umfasst zwei Komponenten:

Das physische Zusammentragen

Dabei soll man in seiner Umgebung alles zusammengetragen, was "was so, wie es beschaffen ist, nicht da ist, wo es auf die Dauer hingehört." (vgl. Allen 2004, S. 137) Um diese Dinge zu erkennen, ist es hilfreich zwischen Dingen, die eigentlich kein Handeln erfordern, und Angelegenheiten, die eine physische Handlung erheischen, zu unterscheiden.

Dinge, die eigentlich kein Handeln erfordern, können dort belassen werden, wo sie sind. Dazu zählen, wenn nicht aus irgendeinem Grund doch Handlungsbedarf besteht, u. a.:

Alles andere wandert mit Datum versehen, wenn es materiell geht, in den Eingang bzw. den Eingangskorb. Ein solcher Eingangskorb kann je nach Platz so groß sein, dass er auch größere Gegenstände aufnehmen kann, die eine Aktivität erfordern (z.B. ein Lernposter, eine Wandzeitung, eine CD-ROM). Dadurch kann es in einem solchen Fall ein richtiger Eingangs"korb" werden.
Dennoch: manche Sachen sind einfach zu groß, als dass sie in den Eingangskorb hineinpassen und für die Menge der anfallenden Dinge ist auch der größte Korb zu klein. Mit Platzhaltern, die auf die zu großen Sachen verweisen, oder weiteren Stapeln um den Eingangskorb ist da schnell Abhilfe gefunden.

Solche Dinge finden sich an den verschiedensten Orten:

Ferner gehören Ausrüstungsgegenstände, Stecker und Anschlüsse für den PC etc. dazu, wenn sie u. U. nicht richtig funktionieren. (vgl. Allen 2004, S. 142ff.)

Das mentale Erfassen

Sind die materiellen Dinge zusammengetragen, geht es an das "Großreinemachen im Kopf" (ebd., S.145). Bei diesem Arbeitsschritt geht es darum, alles, was "nur" im Kopf unsere Aufmerksamkeit beansprucht, also rein mental repräsentiert ist, zu erfassen.
Dazu notiert man jeden einzelnen Gedanken, jeden Idee, jedes Projekt oder Ding, das unsere Aufmerksamkeit erfordert, auf ein eigenes Blatt Papier. Dies kann 20 bis 60 Minuten dauern. Wichtig ist dabei vor allem, dass man einen assoziativen Fluss von Gedanken und Gefühlen erlebt, in dessen Verlauf manches wie zufällig ins Bewusstsein gelangt. Dabei ist es nicht nur unerheblich, sondern sogar wünschenswert, wenn sich in diesem Prozess Wichtiges und weniger Wichtiges, Privates und Berufliches/Schulisches munter abwechseln.

Das mentale Erfassen von anfallenden Dingen und Sachen, die einen beschäftigen, aber noch nicht in Handlungen umgesetzt worden sind, verlangt Konzentration und Ruhe. Um die Assoziationen fließen lassen zu können, lohnt es sich eine kurze Entspannungsphase, eventuell auch mit musikalischer Begleitung, voranzustellen. Sollten die Gedanken dennoch nicht recht fließen, kann man sich auch mit einer zunächst allgemeinen, später deutlich konkreteren Liste von unabgeschlossenen Vorgängen (open loops) behelfen.

Die erste Stufe zur Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) endet in der Regel mit einem restlos vollen Eingangskorb. Diese Lage kann einem auf den ersten Blick angesichts der u. U. weit über hundert anfallenden Dinge auch schnell aussichtslos vorkommen. Darum ist es notwendig, sich bewusst zu machen, warum man alles in dieser Art und Weise zusammengetragen hat. Was zusammengetragen worden ist, wird im nächsten Schritt durchgearbeitet. Darin besteht der Sinn im Rahmen des fünfstufigen Workflows, der dazu führen soll, dass die Dinge aus dem Kopf sind und erledigt werden. Dies geschieht auf der 2.Stufe beim Durcharbeiten des Eingangs bzw. Eingangskorbs.

Tipps und Tricks

  • Vermeiden Sie beim Zusammentragen im Interesse des Ganzen schon ins Aufräumen und Ordnen der Dinge zu kommen.

  • Zögern Sie nicht, Sachen in den Müll zu werfen, wenn Sie Eindruck gewonnen haben, dass die Dinge unnötig sind, keinen Informationswert für Sie besitzen und von Ihnen nicht beeinflussbar sind.

  • Bringen Sie zunächst alles, auch das in analogen Organizern und digitalen Systemen Gespeicherte in den Eingangskorb als einzigen Behälter.

  • Wenn Sie beim Zusammentragen auf bislang verschüttete Dinge stoßen, von denen Sie meinen, dass sie diese unter keinen Umständen wieder verlieren dürfen, dann legen Sie ruhig im Vertrauen auf den ganzen 5-stufigen Workflow in den Eingangskorb oder richten Sie sich notfalls einen Behälter/Stapel "Dringend" ein, um sich zu beruhigen.

(vgl. Allen 2004, S. 140ff.)

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 01.08.2017
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Tragen Sie alle Dinge, die eine physische Aktivität verlangen, aus ihrer Umgebung zusammen und bringen Sie sie in Ihren Eingangskorb.

  2. Notieren Sie alle inneren Verpflichtungen, Gedanken, Ideen, Projekte oder Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern auf jeweils ein einzelnes Blatt Papier.  Ziehen Sie zu Ihrer Unterstützung und Anregung gegebenenfalls eine Hilfsliste heran.
     

 
     
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