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Die Steuerung von Arbeitsabläufen

Überblick

 
 
  Das Konzept von Getting Things Done® beruht bei der Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) auf einem 5-Stufen-Modell. Dieses Modell wirkt zwar sehr simpel, erweist sich in der Praxis aber als sehr gut handhabbar und effizient, vorausgesetzt man ist überhaupt bereit, seine Dinge zu regeln und die Steuerung seines eigenen Handelns zu übernehmen.

GTD® in der Praxis

Wer sich mit dem GTD-Konzept befasst, muss zunächst Antworten auf die folgenden sechs Fragen suchen:

  • Welche Dinge in meinem Leben befinden sich nicht an ihrem richtigen Platz?

  • Welche Dinge kann ich loswerden, weil sie nicht die meinen sind und ich sie im Augenblick nicht benötige?

  • Welches System (auch: welchen Ort) für meine Dinge kann ich so gestalten, dass ich ihm vertrauen kann und es meinen Arbeitsstil und meine Maßstäbe dabei unterstützt?

  • Wie kann ich dafür sorgen, dass meine Dinge stets am richtigen Platz sind?

  • Wie berücksichtige ich bei meinen Dingen meine verfügbare Zeit, meine Energie und die jeweiligen Bedingungen, die im Augenblick herrschen?

  • Wie sorge ich dafür, dass ich das Ganze ständig im Blick behalte und immer meine Dinge immer wieder neu gewichte?

Stufe des Arbeitsablaufs
(Workflow)
Merkmale und Aktivitäten

Hilfsmittel
(Behälter, collection buckets)

1. Erfassen

(Collect)

Alles zusammengetragen, was dort ist, wo es eigentlich und auf Dauer nicht hingehört, z. B.
  • aus Ablagen, Listen und Zetteln, Inhalten des Organizers oder Kalenders, Schreibtisch, Schränken, aus dem PC, E-Mails

  • ebenso alles, was man nur im Kopf mit sich herumträgt

  • alles, was man schon längst mal tun wollte und hätte tun müssen (innere Verpflichtungen):

    • Aufgaben und Verpflichtungen, die mit ich »sollte«, »müsste« oder »muss« eingeleitet werden

    • unerledigte Angelegenheiten wie bloße Absichtserklärungen »Das mache ich, wenn ...«

    • Dinge, die in der Schwebe sind

Aufschreiben

möglichst wenige Behälter, z. B.
  • traditioneller Eingangskorb

  • Schreibpapier, Blöcke

  • Tablet, Smartphone, iPad, iPhone, Cloud-Computing,

  • Diktiergerät, Voice-Mail, Anrufbeantworter

  • E-Mail

  • ...

Behälter regelmäßig leeren

2. Durcharbeiten

(process)

Das anfallende Zeug im "Eingangskorb" durcharbeiten

Leitfragen:

  • Worum handelt es sich?

  • Kann ich etwas dafür tun oder nicht?

Wenn NEIN:

  • entweder in den Müll (trash)

  • oder auf einen Stapel oder eine Liste "Vielleicht irgendwann" (someday/maybe list)

  • oder "Speichern"/Ablegen des Informationsmaterials (= reference; potentiell Nützliches, das vielleicht später gebraucht werden kann, im Moment aber keine Aktivität erfordert)

Wenn JA:

Was ist als nächstes zu tun?

  • Müll (trash)

  • "Vielleicht"-Liste/Stapel (maybe list)

  • "Irgendwann"-Liste (someday list)

  • Speichern/Ablegen des Referenzmaterials(reference)

3. Ordnen und organisieren

(organize)

  • Alles, was man delegiert worden ist, kommt auf die Liste "Warten auf" , die als Gedächtnisstütze fungiert.

  • Alle von Terminen abhängige Aktionen und Informationen kommen in den "Terminkalender" (aber auch nur das!).

  • Alles, an das man an einem bestimmten Tag/Monat wieder erinnert werden will, kommt in die "Terminkartei", auch als Wiedervorlage bekannt.

  • Alles, was an "nächsten Schritten" festgelegt worden ist, kommt auf Listen, die nach bestimmten Kategorien oder dem jeweiligen Kontext sortiert werden.

    • z.B. Anrufe, am PC, im Büro, zu Hause, Besorgungen unterwegs

    • lesen/noch einmal durchgehen

    • anzusprechende Punkte (bei Personen, bei Konferenzen, Meetings etc.)

  • Liste für Projekte, wobei darunter allgemein ein gewünschtes Ergebnis zu verstehen ist, das mehr als einen Handlungsschritt erforderlich macht (vgl. Allen 2004, S. 58). Projektliste muss nicht nach Priorität geordnet sein, da sie nur als Gedächtnisstütze fungiert.

  • Für die Eintragungen unter der Kategorie "Vielleicht/irgendwann" verwendet man am besten einen eigenen Ordner (nach Umfang) mit einer entsprechenden Liste.

Aktenordner, Computerdateien, Notizbücher, Ablagen mit unterstützenden Details, Plänen und Informationen

unterstützendes Material außer Sichtweite aufbewahren, es sei denn, es muss wirklich griffbereit gehalten werden ("Handapparat")

 

4. Durchsehen und überprüfen

(review)

 
5. Erledigen

(do)

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 01.08.2017
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Halten Sie die Aktivität, das Projekt oder die Tätigkeit, die ihre Aufmerksamkeit in diesem Moment beansprucht schriftlich fest.

  2. Schildern Sie im Anschluss daran in einem einzigen Satz, welches positive Ergebnis Sie sich dafür erwarten.

  3. Notieren Sie dann, die erste physische Handlung, die Ihrer Ansicht nach notwendig ist, um die Angelegenheit voranzubringen.
     

 
     
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