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2. Stufe: Durcharbeiten

Überblick

 
 
  Beim Durcharbeiten, der zweiten Stufe zur Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) im Konzept des Getting Things Done®, wird das, was auf der ersten Stufe erfasst worden ist, Punkt für Punkt durchgegangen. Damit soll der Eingang bzw. Eingangskorb, der beim Erfassen gefüllt worden ist, wieder geleert werden. Beim Durcharbeiten sollte man indessen bestimmte Richtlinien beachten.

Das Mittel, um den Eingangskorb zu leeren, besteht darin, mit drei Leitfragen bzw. Fragenkomplexen die einzelnen anfallenden Dinge wahrzunehmen und herauszufinden, worum es sich dabei handelt, was sie für einen bedeuten und ob, man in der Sache zur Erreichung des Ziels etwas tun kann. Dabei sollen die einzelnen Positionen des Eingangskorbes zügig in einem vergleichsweise kurzen Zeitraum betrachtet werden. Diese Leitfragen sind:

Während es bei der ersten Frage, um das genaue Wahrnehmen und Identifizieren der einzelnen Aufgabe, der inneren Verpflichtung oder des Projektes geht, zielt darauf, was beim Durcharbeiten erreicht werden soll.

Indem man klärt, was die Sache für einen bedeutet, wird entschieden, ob in der Sache überhaupt etwas zu tun ist oder nicht.

Richtlinien für das Durcharbeiten

Das Durcharbeiten soll dabei drei Prinzipien folgen:

Was oben liegt, zuerst!

Das Durcharbeiten des Eingangskorbs erfolgt stets in einer linearen Reihenfolge der Dinge, und zwar so, wie sie sich im Eingangskorb befinden. Nur im Ausnahmefall sollte man die Positionen des Eingangskorbs nach ihrer Dringlichkeit durchsehen, da dieses Verfahren die Gefahr birgt, dass nur die Dinge bearbeitet werden, nach denen einem im Augenblick der Sinn ist. Die Folge: "Das Zeug wird sich wieder über Ihren Schreibtisch und Ihr Büro ausbreiten." (Allen 2004, S. 155)

Immer nur eine Sache!

Es macht erfahrungsgemäß wenig Sinn von der Regel "Was oben liegt, zuerst!" abzuweichen. Das gilt selbst dann, wenn man beim Durcharbeiten in dieser Reihenfolge auf etwas stößt, das zunächst keine rechte Antwort auf die oben genannten Leitfragen zulässt. Dann einfach eine weiter unten liegende Sache aufgreifen, ist nämlich keine gute Idee. Als Folge solcher Ablenkung entstehen daraus bestenfalls so genannte "»Hmmmpf-Stapel« am Rand des Schreibtischs" (ebd., S. 155, Hervorh. d. Verf.)
Im Ausnahmefall, und dies eigentlich nur bei bestimmten Persönlichkeitstypen, kann es auch einmal angeraten sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig vom Stapel zu nehmen.

Nichts wieder zurück in den Eingang bzw. Eingangskorb!

Wenn etwas erstmals aus dem Eingangskorb genommen worden ist, sollte entschieden werden, was damit zu tun ist und wohin es gegebenenfalls weitergeleitet werden soll.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 01.08.2017
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Nehmen Sie sich das oberste Element aus ihrem Eingangskorb und überlegen Sie, ob sie etwas in der betreffenden Sache tun können.

  2. Notieren Sie dann, die erste physische Handlung, die Ihrer Ansicht nach notwendig ist, um die Angelegenheit voranzubringen.
     

 
     
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