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3. Stufe: Ordnen und organisieren

Liste "Warten auf"

 
 
  Im GTD®-Konzept sind Angelegenheiten im Eingangskorb, bei denen man bei der Durcharbeitung zur Entscheidung gelangt ist, sie zu delegieren, mit der Liste "Warten auf" zu verwalten. 

Auf diese Liste kommen Vermerke, die sich auf Vorgänge beziehen, deren Bearbeitung insgesamt oder einzelner Handlungsschritte anderen übertragen worden sind. Der betreffende Erinnerungsvermerk bezieht sich daher darauf, was von demjenigen erwartet wird, an den eine bestimmte Aufgabe delegiert worden ist.

Das Delegieren von Vorgängen kann einem anderen ein unterschiedliches Maß an Eigenverantwortung zur Erledigung eines ganzen Vorganges oder eines Teils davon übertragen. In jedem Fall muss man sich in der Regel um die einzelnen Handlungsschritte, die dafür nötig sind, nicht weiter kümmern, wenn

  • man die Entscheidung, wohin man eine Angelegenheit delegiert, wohlüberlegt trifft

  • möglichst routinemäßig erprobte und verlässliche Wege beim Delegieren von Angelegenheiten geht.

Ist etwas delegiert, dann muss die Sache aber meistens dennoch weiterverfolgt werden, da man wissen will, ob die Angelegenheit in einem möglicherweise gesetzten Zeitrahmen angepackt und so erledigt worden ist, wie man sich das vorgestellt hat. Die Rückmeldung einzufordern gehört damit zu den Grundprinzipien des Delegierens und seiner Verwaltung auf der Liste "Warten auf".

Wird dabei automatisch eine Rückmeldung erwartet, sollte dies ebenso vermerkt werden, wie eine terminliche Festlegung einer derartigen Rückmeldung über den Stand oder die Erledigung einer delegierten Aufgabe. Dabei kann es noch hilfreich sein, wenn schon beim Delegieren festgelegt wird, in welcher Form diese Rückmeldung erfolgen soll.

Typen der Liste "Warten auf"

Wie bei den anderen Listen auch gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, um delegierte Vorgänge mit Hilfe der Liste "Warten auf" zu verwalten.

  1. Die einfache Liste "Warten auf"

Die einfache Liste "Warten auf"  ist eine einzelne Liste für alle Erinnerungsvermerke zu delegierten Aufgaben bzw. Vorgängen. Man könnte sie auch als allgemeine Liste "Warten auf" bezeichnen. Sie sollte Angaben darüber enthalten, wann, was, an wen delegiert worden ist. Ferner kann sie Angaben darüber enthalten, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt die Rückmeldung über den Stand bzw. die Erledigung der Aufgabe erfolgen soll.

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teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement

  1. Das strukturierte Listensystem "Warten auf"

Wer die einfache Liste "Warten auf" aus Gründen der Zweckmäßigkeit aufteilen will, strukturiert die Gesamtheit der delegierten Vorgänge und Aktivitäten nach bestimmten Kategorien. Statt einer allgemeinen Liste "Warten auf" werden dann verschiedene spezielle Listen  "Warten auf" geführt. Dabei können verschiedene Kategorien bzw. Kategoriensystem zum Zuge kommen.

So könnten Erinnerungsvermerke zu

auf speziellen Listen "Warten auf" verwaltet werden. So könnte ein systematisches Listensystem entstehen oder aber eine Kombination von einer allgemeinen Liste "Warten auf" mit einer oder mehreren speziellen Listen "Warten auf" zur Verwaltung delegierter Vorgänge verwendet werden.

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teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement

Natürlich lassen sich Listen "Warten auf" für beliebige Zwecke verwenden. Überall da, wo etwas delegiert wird, sind sie im Allgemeinem am Platz.

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Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 15.09.2016
 

 
      
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