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teachSam-System-Planer:
Arbeits- und Zeitmanagement
Im
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GTD®-Konzept
sind Angelegenheiten im Eingangskorb, bei denen man bei der
• Durcharbeitung zur Entscheidung gelangt ist, sie zu
• delegieren, mit der Liste "Warten auf" zu verwalten.
Auf diese Liste kommen Vermerke, die sich auf Vorgänge
beziehen, deren Bearbeitung insgesamt oder einzelner Handlungsschritte
anderen übertragen worden sind. Der betreffende Erinnerungsvermerk bezieht
sich daher darauf, was von demjenigen erwartet wird, an den eine bestimmte
Aufgabe
delegiert worden ist.
Das Delegieren von Vorgängen kann einem anderen ein
unterschiedliches Maß an Eigenverantwortung zur Erledigung eines ganzen
Vorganges oder eines Teils davon übertragen. In jedem Fall muss man sich in
der Regel um die einzelnen Handlungsschritte, die dafür nötig sind, nicht
weiter kümmern, wenn
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man die Entscheidung, wohin man eine Angelegenheit delegiert,
wohlüberlegt trifft
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möglichst routinemäßig erprobte und verlässliche Wege beim Delegieren
von Angelegenheiten geht.
Ist etwas delegiert, dann muss die Sache aber meistens
dennoch weiterverfolgt werden, da man wissen will, ob die Angelegenheit in
einem möglicherweise gesetzten Zeitrahmen angepackt und so erledigt worden
ist, wie man sich das vorgestellt hat. Die Rückmeldung einzufordern gehört
damit zu den Grundprinzipien des Delegierens und seiner Verwaltung auf der
Liste "Warten auf".
Wird dabei automatisch eine Rückmeldung erwartet, sollte
dies ebenso vermerkt werden, wie eine terminliche Festlegung einer
derartigen Rückmeldung über den Stand oder die Erledigung einer delegierten
Aufgabe. Dabei kann es noch hilfreich sein, wenn schon beim Delegieren
festgelegt wird, in welcher Form diese Rückmeldung erfolgen soll.
Wie bei den anderen Listen auch gibt es grundsätzlich zwei
Möglichkeiten, um delegierte Vorgänge mit Hilfe der Liste "Warten auf" zu
verwalten.
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Die einfache Liste "Warten
auf"
Die einfache Liste "Warten auf" ist eine einzelne Liste für alle
Erinnerungsvermerke zu delegierten Aufgaben bzw. Vorgängen. Man könnte sie auch als
allgemeine Liste "Warten auf" bezeichnen. Sie sollte Angaben
darüber enthalten, wann, was, an wen delegiert worden ist. Ferner
kann sie Angaben darüber enthalten, in welcher Form und zu welchem
Zeitpunkt die Rückmeldung über den Stand bzw. die Erledigung der
Aufgabe erfolgen soll.
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Das strukturierte
Listensystem "Warten auf"
Wer die einfache Liste "Warten auf" aus Gründen der Zweckmäßigkeit aufteilen
will, strukturiert die Gesamtheit der delegierten Vorgänge und Aktivitäten nach bestimmten Kategorien.
Statt einer allgemeinen Liste "Warten auf" werden dann verschiedene
spezielle Listen
"Warten auf" geführt. Dabei können verschiedene
Kategorien bzw. Kategoriensystem zum Zuge kommen. So könnten
Erinnerungsvermerke zu
auf speziellen Listen "Warten auf" verwaltet werden. So könnte ein
systematisches Listensystem entstehen oder aber eine Kombination von einer
allgemeinen Liste "Warten auf" mit einer oder mehreren speziellen Listen
"Warten auf" zur Verwaltung delegierter Vorgänge verwendet werden.
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Natürlich lassen sich Listen "Warten auf" für beliebige Zwecke verwenden.
Überall da, wo etwas
delegiert
wird, sind sie im Allgemeinem am Platz.
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Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024