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Terminkartei
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3. Stufe: Ordnen und organisieren

Von Terminen abhängige Aktionen und Informationen

 
 
  Es gibt bestimmte Angelegenheiten, Aktivitäten und Vorhaben, deren Erledigung an bestimmte Termine gebunden sind. Der geeignete "Behälter", um solche Daten zu verwalten, ist der Terminkalender. Eine besondere Art des Terminkalenders stellt die so genannte Terminkartei dar.
Was terminlich nicht feststeht, aber baldmöglichst erledigt werden soll, kommt Im GTD®-Konzept auf die Liste(n) der nächsten Schritte, was delegiert worden ist, auf die Liste "Warten auf".

In den Terminkalender gehören nach Allen (2004, S. 61) Erinnerungshilfen drei verschiedener Art hinein:

  • Handlungen, die von der Uhrzeit abhängen

  • Handlungen, die von einem Kalendertag abhängen

  • Informationen, die sich auf einen bestimmten Tag beziehen

Handlungen, die von der Uhrzeit abhängen

Das sind Termine für Meetings, Treffen oder Verabredungen, von der Projektbesprechung bis zum Zahnarzttermin. Sie müssen in jedem Fall im Terminkalender festgehalten werden, damit man sie nicht verpasst.

Handlungen, die von einem Kalendertag abhängen

Unter diese Kategorie fallen alle jene Aktivitäten, die irgendwann im Verlauf eines bestimmten Tages erledigt werden sollen. Ein Terminkalender sollte daher in der Regel nicht nur uhrzeitspezifische Eintragungen erlauben, sondern auch eine Rubrik für Aktivitäten enthalten, die im Verlauf eines Tages erledigt werden sollten.

Informationen, die sich auf einen bestimmten Tag beziehen

Im Unterschied zur Liste der nächsten Schritte ist der Terminkalender auch der geeignete Ort für Informationen, die man an einem bestimmten Tag wissen sollte. Unter der Rubrik "Zur Erinnerung" lassen sich dann z. B. bestimmte Verhaltensvorstellungen für Verabredungen oder auch Informationen über interessante Ereignisse allgemeiner Art, z. B. Jahrestage, Geburtstage usw.) stichwortartig festhalten.

Ganz ausdrücklich spricht sich Allen (2004, S. 62) im GTD®-Konzept dagegen aus, tägliche To-Do-Listen zu führen. Dagegen sprechen aus seiner Sicht zwei Argumente:

  • Das tägliche Neu-Schreiben der Liste, insbesondere das Übertragen nicht erledigter Angelegenheiten, sei demoralisierend, vergeude Zeit und entsprich darüber hinaus nicht dem realen Arbeitsablauf, bei dem aus "taktischen" Erwägungen heraus, solche Pläne ständig über den Haufen geworfen würden.

  • Tägliche To-Do-Listen entwerteten sich dazu selbst, weil sie meistens auch Dinge enthielten, die eben nicht unbedingt an diesem Tag erledigt werden müssten. Dagegen seien die Einträge in einem Teminkalender eben unantastbar und müssten genau dann erledigt werden, wenn sie auf dem Plan gerufen würden.

Zu den Informationen, die sich auf einen bestimmten Tag beziehen, gehören aber auch Erinnerungsvermerke, die zu gegebener Zeit, in jedem Fall noch rechtzeitig vorher, darauf aufmerksam machen sollen, dass man eine Angelegenheit an einem bestimmten Tag oder von einem bestimmten Tag an wieder aufgreifen und gegebenenfalls neu bewerten will. Solche Erinnerungsvermerke können sich auf alles Mögliche beziehen. Es könnten

  • Auslöser für Projekte sein, die sie im Augenblick noch nicht "aktiviert" haben und die nach der Neubewertung an diesem Tag auf die Projektliste wandern könnte, wo alle "aktiven" Projekte, Vorhaben also, die sie angehen wollen, aufgelistet sind.
    Konkret könnten dies Erinnerungsvermerke daran sein, dass im Vorfeld bestimmter Ereignisse (z. B. Schulfest, Jahresausflug, Betriebsversammlung) noch einiges zu regeln ist oder auch Vermerke für Geburtstage, Jahrestage, für die noch rechtzeitig etwas besorgt werden soll.

  • Erinnerungsvermerke für Ereignisse sein, an denen man im Prinzip gerne teilnehmen würde, im Moment jedoch noch nicht weiß, ob man das dann auch wirklich kann.

  • Katalysatoren für Entscheidungen sein, die sie daran erinnern, dass sie eine bestimmte Entscheidung, nachdem sie sie  noch einmal "überschlafen" haben, treffen müssen. So betont Allen, dass man ruhig beschließen dürfe, nichts zu beschließen, solange man eine systematische Sicherung dafür einbaut, dass man sich künftig dieser Entscheidung stellt. (vgl. Allen 2004, S. 208ff.)

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 15.09.2016
 

 
     
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