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3. Stufe: Ordnen und organisieren

Projekte mit der Projektliste organisieren

 
 
  Wenn etwas nicht mit einem einzelnen Handlungsschritt zu erledigen ist, handelt es sich im GTD®-Konzept um ein Projekt. Projekte werden auf einer Projektliste notiert, die stets Aufschluss darüber gibt, worauf man eigentlich hinaus will. (→teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement)

Ob die Projektliste bei ihrem erstmaligen Erstellen vor oder nach den Aktions- bzw. Handlungslisten (Listen der "nächsten Schritte") angefertigt wird, ist eigentlich egal, sofern sie in jedem Fall erstellt wird. Ihre Bedeutung liegt vor allem in der von ihr geleisteten Übersicht über alle Vorhaben, die erledigt werden sollen.
Der zumindest einmal wöchentliche Blick auf die Projektliste sorgt dafür, dass nichts vergessen wird oder verloren geht. So wird die Projektliste eine allgemeine Orientierungshilfe, ohne dass sie die für ein Projekt nötigen Handlungsschritte unmittelbar anleitet.

Die Definition

Allen (2004, S. 58) definiert Projekte als "jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Handlungsschritt erfordert." Diese Definition unterscheidet sich von der Verwendung des Projektbegriffs in anderen Zusammenhängen.

  • Ein Projekt ist im Rahmen des Projektmanagements in verschiedenen sozialen Kontexten ein "Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“ (DIN 69901)

  • Als Projekt werden nicht selten alternative Lebenskonzepte bezeichnet.

  • Musik- und sonstige Kunstprojekte geben sich mit dieser Bezeichnung den Anschein ausgeprägter Innovationsfreude.

  • Manchmal wird einfach auch eine Entwicklung, die noch nicht abgeschlossen ist, als Projekt bezeichnet.

  • In der Schule wird mit dem Begriff Projekt heutzutage zwar Verschiedenes bezeichnet, doch geht die Verwendung auf den seit den siebziger Jahren immer wieder propagierten so genannten Projektunterricht zurück, der sich mit seinen andersartigen Arbeits- und Sozialformen vom herkömmlichen Frontalunterricht abheben sollte.

  • Lt. Duden (2001) versteht man darunter eine (groß angelegte) geplante oder bereits begonnene Unternehmung oder Maßnahme.

Merkmale einer Projektliste

Auf den Projektlisten stehen im  Getting Things Done®-Ansatz zum Arbeits- und Zeitmanagement keine Handlungsschritte, die unmittelbar umgesetzt werden können. Gewöhnlich stehen darauf allgemeine Handlungskonzepte, die aus etlichen Einzelhandlungen bestehen. So sind Projekte mit Bezeichnungen wie "Urlaub planen", "→GFS in Deutsch vorbereiten" oder "Präsentation erarbeiten" sehr allgemeine Umschreibungen für das, was dabei im einzelnen wirklich zu tun ist.
Aber nicht alles, was auf eine Projektliste gehört, muss so einen so allgemeinen Charakter haben. Man kann auf der Projektliste also auch gut gerne, Handlungsschritte erfassen, die sich auf ein bestimmtes allgemeiner gehaltenes Projekt beziehen. Damit solche Eintragungen aber auf der Projektliste am rechten Platz sind, müssen sie per definitionem Projektcharakter haben, d. h. sie müssen also mehr als einen Handlungsschritt erfordern. Darüber hinaus dürfen sie nach Allen (2004, S. 59)

  • keine konkrete Einzelheiten oder detaillierte Projektplanungen enthalten

  • keine nach Prioritäten geordnete Reihenfolge aufweisen

  • keine nach Größe des Projekts gelistete Rangfolge abbilden

Aus diesem Grunde ist die äußere Form dieser Projektliste eigentlich beliebig. Sie kann in Print-Form ebenso gut wie in elektronischer Form,  z. B. als App, geführt werden. Wichtig ist vor allem, dass eine Projektliste immer wieder ergänzt bzw. nach Projektabschluss bereinigt werden kann, damit sie ihre Rolle als Platzhalter erfüllen. So können die Einträgen wirklich als Erinnerungsvermerke fungieren.

Typen von Projektlisten

Meistens genügt eine einzige Projektliste, aber man kann auch mehrere solcher Listen führen. Es kommt eben nur darauf an, dass man sich alle Projektlisten regelmäßig, zumindest einmal während der wöchentlichen Übersicht, in Erinnerung ruft.

  1. Die einfache Projektliste

Die einfache Projektliste ist eine einzelne Projektliste für alle anstehenden Projekte, Vorhaben, schwebenden Vorgänge oder offenen Enden (open loops), die in näherer oder fernerer Zukunft erledigt werden sollen. Sie kann völlig formlos geführt werden, aber auch schnell zur Hand sein, um neue Projekte darauf einzutragen. Sie kann auch als allgemeine Projektliste bezeichnet werden.

teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement

 

  1. Die strukturierte Projektliste

Wer die einfache Projektliste aus Gründen der Zweckmäßigkeit aufteilen will, strukturiert die Gesamtheit der Projekte nach bestimmten Kategorien. Statt einer allgemeinen Projektliste für alles werden dann verschiedene spezielle Projektlisten geführt. So könnten z. B. folgende Projektlisten geführt werden:

  • Privat

  • Schule

  • Beruf

teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement

 

Ebenso gut lassen sich natürlich bestimmte Projekte der gleichen Art auf einer speziellen Projektliste vermerken. Wer z. B. mündliche Prüfungen als Lehrer, Schüler oder Student vorbereiten muss, kann die entsprechenden Projekte, die zu bestimmten Fächern oder Fachgebieten gehören können, auf einer Projektliste "Mündliche Prüfungen" festhalten. Und natürlich lässt sich dies, solange es die Übersicht über das Ganze verbessert und nicht erschwert, noch weiter in untergeordnete Projektlisten differenzieren. Maßgebend ist dabei eigentlich nicht die Anzahl der Projektlisten, sondern allein die Tatsache, ob das Ganze immer wieder betrachtet, reflektiert und damit dynamisch verwaltet wird. So betont auch Allen (2004, S. 194), dass es kein perfektes System dafür gibt.

Hilfsmaterialien für Projekte verwalten

Zu vielen Projekten gehören Hilfsmaterialien oder allgemein unterstützende Materialien, die an einem geeigneten Ort aufbewahrt werden müssen, damit sie bei der Ausführung entsprechender Handlungsschritte oder im Zuge der Delegation von Aufgaben zügig herangezogen werden können. Da gibt es z. B.

  • Zeitungs- und Zeitschriftenartikel zu einem bestimmten Projekt

  • einen Stapel von Klausuren, die korrigiert werden sollen

  • Rechnungen, die bezahlt werden müssen

  • Urlaubsprospekte, die studiert werden wollen

  • ...

Alles dies ist unterstützendes Material für verschiedene Projekte, als Erinnerungshilfen taugen sie allerdings nicht. Solche Stapel um einen herum, rechts und links auf den Schreibtisch getürmt, haben im Allgemeinen eine äußerst negative psychologische Wirkung. Erdrückt von rechts und links sieht man sich außerstande, alles in absehbarer Zeit zu erledigen. Alles, was sich da auftürmt, ist ja nur noch mehr von dem Stress machenden »Zeug«" , das einem den Durchblick nimmt und das Gefühl gibt, dass eh alles zuviel ist. (vgl. Allen (2004, S. 194)

Stapel weg, lautet daher die Devise. Dazu sollte man  wie folgt vorgehen:

  • Das Projekt auf die Projektliste eintragen.

  • Dann den nächsten Handlungsschritt auf die Liste "nächste Schritte" aufnehmen oder in der Liste "Warten auf" vermerken.

  • Printmaterialien zu einem bestimmten Projekt könnten in einem speziell dafür vorgesehenen Ordner abgeheftet werden.

  • In einem Ringbuch oder Loseblattsammler könnte für jedes Projekt eine oder auch mehrere Seiten angelegt werden, auf denen spontane Einfälle, Planungsskizzen usw. eingetragen werden können.

  • Bei Verwendung digitaler Systeme lassen sich z. B. Fußnoten und Notizen an die entsprechende Liste anhängen.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 15.09.2016
 

 
      
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