•
teachSam-System-Planer:
Arbeits- und Zeitmanagement
Im
•
GTD®-Konzept
werden Angelegenheiten, die im Eingangskorb gelandet sind und deren Erledigung
länger als zwei Minuten ("•
2-Minuten-Regel")
dauert, zunächst bei der
•
Durcharbeitung
verschoben. Dies bedeutet aber nicht, dass sie
aufgeschoben
werden. Vielmehr müssen sie zur Erledigung weiter verfolgt werden. Müssen
bestimmte Angelegenheiten an einem bestimmten Termin erledigt werden oder
sein, werden sie zunächst im
•
Terminkalender festgehalten. Wenn eine Angelegenheit
•
delegiert wurde, kommt der
Erinnerungsvermerk auf die
•
Liste "Warten auf".
Alle
Angelegenheiten, die so bald als möglich erledigt werden sollen, gehören
dagegen auf die Liste der "nächsten Schritte".
Meistens reicht das
Führen einer einzelnen Liste der nächsten Schritte jedoch nicht aus.
Allen
(2004, S. 63) spricht davon, dass die Anzahl nächster Schritte
bei den meisten Menschen zwischen 50 und 150 beträgt. Aus diesem Grund
empfiehlt es sich, verschiedene Listen "nächster Schritte" zu führen, die
diese nach bestimmten Kategorien zusammenfassen. Dadurch entsteht als
Ganzes, ähnlich wie bei der
•
Projektliste, entweder eine
einfache, d. h.
•
allgemeine Liste "nächster Schritte"
oder •
ein strukturiertes Listensystem
"nächster Schritte" von einzelnen speziellen Listen
"nächster Schritte".
Was ist ein "nächster Schritt"?
Allen
(2004, S. 58)
definiert seinen Begriff des
"nächsten Schrittes" wie folgt: "Der »nächste Schritt« ist die allernächste
physische Aktion, die unternommen werden muss, damit die laufende
Angelegenheit in Richtung auf ihre Vollendung vorankommt." Etwas prägnanter
ausgedrückt: Der »nächste Schritt« "ist die nächste physische, sichtbare
Aktion, die erforderlich ist, um die Angelegenheit einem Abschluss näher zu
bringen." (ebd., S. 58)
Es ist wichtig, noch einmal darauf hinzuweisen, dass "nächste Schritte" und
Projekte im
GTD-Konzept
wichtige, aber vor allem unterschiedliche Kategorien sind, die allerdings in
einem wechselseitigen Bezug zueinander stehen.
Besonderes Gewicht legt Allen im
• GTD®-Konzept
darauf, dass ein "nächster Schritt" stets an eine physische Aktivität
gekoppelt sein muss. Solange man eben nicht wisse, was als nächstes zu
tun sei, müsse eben weiter darüber nachgedacht werden, ehe etwas geschehen
könne.
In jedem Falle ist eine rein mentaler Vorgang, wie eine Entscheidung
zu treffen, für ihn "keine wirkliche Handlung, denn eine Aktion braucht Zeit,
ein Beschluss nicht. Es gibt immer einen physischen Schritt, der zu
vollziehen ist, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern."
Allen
(2004, S. 163) Auch wenn man den Handlungsbegriff Allens durchaus
kritisieren kann, scheint der Gedanke, sich auf das absolut nächste zu
konzentrieren, was physisch getan werden, um eine Angelegenheit zu
erledigen, doch von großem Vorteil zu sein.
• teachSam-Systemplaner
• Arbeits- und
Zeitmanagement
Die
Kategorien, mit denen mit Hilfe eines Listensystems nächster Schritte Erinnerungsvermerke zu dem, was baldmöglichst erledigt werden soll, geordnet
und organisiert werden kann, orientieren sich im
GTD®-Konzept
vor allem am Kontext, in dem die einzelnen Schritte ausgeführt werden
können. So wird auch klar, dass eine bestimmte Aktion eben nur an einem
bestimmten Ort, in einem bestimmten Kontext weitergeführt werden kann, und
ansonsten aus dem Kopf verbannt bleiben kann. So kann man sich in den jeweils
verschiedenen Kontexten, in denen man agiert, auf das im Hier und Jetzt
erforderliche Tun konzentrieren. Am besten ist es daher, die jeweils nächsten Schritte zur Erledigung
einer Angelegenheit oder eines Projektes auf einer speziellen Liste nächster Schritte zu verwalten, die an einem bestimmten Ort, mit Hilfe
eines bestimmten Hilfsmittels, in der Schule, im Büro oder zu Hause ausgeführt
werden sollen. In einem solchen Fall bestünde das strukturierte Listensystem
aus:
Darüber hinaus kann das Listensystem "nächster Schritte" je nach Bedarf
weiter differenziert und erweitert werden. So könnte man natürlich, wenn es
Sinn macht, Listen "nächster Schritte" für einzelne Schulklassen führen. Im
sonstigen Alltag empfiehlt es sich noch folgende Listen "nächster Schritte"
zu führen:
Die Liste "Lesen/noch einmal durchgehen" enthält alle jene Texte,
deren Lesedauer mehr als zwei Minuten umfasst (2-Minuten.Regel).
Sie sollte Dinge enthalten, die man, wenn man Zeit hat, lesen will. Diese
Liste wird im Allgemeinen als Stapel z.B. in einem Stapelkorb
geführt, der definitionsgemäß auch als Liste im GTD-Konzept bezeichnet
werden kann (vgl. .Allen
2004, S. 182)
Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
|