Das
Selbstmanagementkonzept von •
Getting Things Done® beruht
bei der • Steuerung von Arbeitsabläufen (Workflow) auf einem
5-Stufen-Modell. Dieses Modell wirkt zwar sehr simpel, erweist sich in
der Praxis aber als sehr gut handhabbar und effizient, vorausgesetzt man ist
überhaupt bereit, seine Dinge zu regeln und die
• Steuerung
seines eigenen Handelns zu übernehmen.
Wer
sich mit dem GTD-Konzept befasst, muss zunächst Antworten auf die folgenden
sechs Fragen suchen:
-
Welche Dinge in meinem Leben
befinden sich nicht an ihrem richtigen Platz?
-
Welche Dinge kann ich
loswerden, weil sie nicht die meinen sind und ich sie im Augenblick nicht
benötige?
-
Welches System (auch: welchen
Ort) für meine Dinge kann ich so gestalten, dass ich ihm vertrauen kann
und es meinen Arbeitsstil und meine Maßstäbe dabei unterstützt?
-
Wie kann ich dafür sorgen, dass
meine Dinge stets am richtigen Platz sind?
-
Wie berücksichtige ich bei
meinen Dingen meine verfügbare Zeit, meine Energie und die jeweiligen
Bedingungen, die im Augenblick herrschen?
-
Wie sorge ich dafür, dass ich
das Ganze ständig im Blick behalte und immer meine Dinge immer wieder neu
gewichte?
Stufe
des Arbeitsablaufs
(Workflow) |
Merkmale und Aktivitäten |
Hilfsmittel
(Behälter,
collection buckets) |
1. Erfassen
(Collect) |
Alles zusammengetragen,
was dort ist, wo es eigentlich und auf Dauer nicht hingehört, z. B.
-
aus Ablagen, Listen und
Zetteln, Inhalten des Organizers oder Kalenders, Schreibtisch,
Schränken, aus dem PC, E-Mails
-
ebenso alles, was man nur im Kopf
mit sich herumträgt
-
alles, was man schon längst mal tun wollte und hätte tun müssen
(innere Verpflichtungen):
-
Aufgaben und Verpflichtungen, die mit ich »sollte«, »müsste«
oder »muss« eingeleitet werden
-
unerledigte Angelegenheiten wie bloße Absichtserklärungen »Das
mache ich, wenn ...«
-
Dinge, die in der Schwebe sind
Aufschreiben |
möglichst wenige Behälter,
z. B.
-
traditioneller Eingangskorb
-
Schreibpapier, Blöcke
-
Tablet, Smartphone, iPad,
iPhone, Cloud-Computing,
-
Diktiergerät, Voice-Mail, Anrufbeantworter
-
E-Mail
-
...
Behälter regelmäßig leeren |
2. Durcharbeiten
(process) |
Das
• anfallende Zeug im
"Eingangskorb" durcharbeiten
Leitfragen:
Wenn NEIN:
-
entweder in den Müll (trash)
-
oder auf einen Stapel oder eine Liste "Vielleicht irgendwann"
(someday/maybe list)
-
oder "Speichern"/Ablegen des
Informationsmaterials (= reference;
potentiell Nützliches, das vielleicht später gebraucht werden kann, im
Moment aber keine Aktivität erfordert)
Wenn JA:
Was ist als nächstes zu tun?
|
-
Müll (trash)
-
"Vielleicht"-Liste/Stapel (maybe
list)
-
"Irgendwann"-Liste (someday
list)
-
Speichern/Ablegen des
•
Referenzmaterials(reference)
|
3. Ordnen und organisieren
(organize) |
-
Alles, was man delegiert worden ist, kommt auf die
Liste "Warten
auf" , die als
Gedächtnisstütze fungiert.
-
Alle
von Terminen
abhängige Aktionen und Informationen kommen in den "Terminkalender" (aber
auch nur das!).
-
Alles, an das man an einem bestimmten Tag/Monat wieder erinnert werden
will, kommt in die "Terminkartei", auch als Wiedervorlage bekannt.
-
Alles, was an
"nächsten Schritten" festgelegt worden
ist, kommt auf Listen, die
nach bestimmten Kategorien oder dem jeweiligen Kontext sortiert werden.
-
z.B. Anrufe, am PC, im Büro, zu Hause, Besorgungen unterwegs
-
lesen/noch einmal durchgehen
-
anzusprechende Punkte (bei Personen, bei Konferenzen, Meetings
etc.)
-
Liste für Projekte, wobei
darunter allgemein ein gewünschtes Ergebnis zu verstehen ist, das mehr
als einen Handlungsschritt erforderlich macht (vgl. Allen 2004, S.
58). Projektliste muss nicht nach Priorität geordnet sein, da sie nur
als Gedächtnisstütze fungiert.
-
Für die Eintragungen unter der Kategorie
"Vielleicht/irgendwann" verwendet man am besten einen eigenen Ordner (nach
Umfang) mit einer entsprechenden Liste.
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Aktenordner, Computerdateien, Notizbücher, Ablagen mit
unterstützenden Details, Plänen und Informationen
unterstützendes Material außer Sichtweite aufbewahren, es sei
denn, es muss wirklich griffbereit gehalten werden ("Handapparat")
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4. Durchsehen und überprüfen
(review) |
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5. Erledigen
(do) |
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Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
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