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teachSam-System-Planer:
Arbeits- und Zeitmanagement
Wenn etwas nicht mit
einem einzelnen Handlungsschritt zu erledigen ist, handelt es sich im
• GTD®-Konzept um ein
Projekt.
Projekte werden auf einer Projektliste notiert, die stets Aufschluss darüber
gibt, worauf man eigentlich hinaus will. (•
teachSam-System-Planer:
Arbeits- und Zeitmanagement)
Ob die Projektliste bei ihrem
erstmaligen Erstellen vor oder nach den Aktions- bzw. Handlungslisten
(• Listen der
"nächsten Schritte") angefertigt wird, ist eigentlich egal, sofern
sie in jedem Fall erstellt wird. Ihre Bedeutung liegt vor allem in der von
ihr geleisteten Übersicht über alle Vorhaben, die erledigt werden sollen.
Der zumindest einmal wöchentliche Blick auf die Projektliste sorgt dafür,
dass nichts vergessen wird oder verloren geht. So wird die Projektliste eine
allgemeine Orientierungshilfe, ohne dass sie die für ein Projekt nötigen
Handlungsschritte unmittelbar anleitet.
Allen
(2004, S. 58)
definiert Projekte als "jedes
gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Handlungsschritt erfordert."
Diese Definition unterscheidet sich von der Verwendung des Projektbegriffs
in anderen Zusammenhängen.
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Ein Projekt ist im Rahmen des
Projektmanagements in verschiedenen sozialen Kontexten ein
"Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in
ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche,
finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber
anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“ (DIN 69901)
-
Als Projekt werden nicht selten
alternative Lebenskonzepte bezeichnet.
-
Musik- und sonstige
Kunstprojekte geben sich mit dieser Bezeichnung den Anschein
ausgeprägter Innovationsfreude.
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Manchmal wird einfach auch
eine Entwicklung, die noch nicht abgeschlossen ist, als Projekt
bezeichnet.
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In der Schule wird mit
dem Begriff Projekt heutzutage zwar Verschiedenes bezeichnet, doch geht
die Verwendung auf den seit den siebziger Jahren immer wieder propagierten
so genannten Projektunterricht zurück, der sich mit seinen andersartigen
Arbeits- und Sozialformen vom herkömmlichen Frontalunterricht abheben
sollte.
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Lt. Duden (2001)
versteht man darunter eine (groß angelegte) geplante oder bereits
begonnene Unternehmung oder Maßnahme.
Auf den Projektlisten stehen im •
Getting
Things Done®-Ansatz zum •
Arbeits- und
Zeitmanagement keine Handlungsschritte, die unmittelbar umgesetzt werden
können. Gewöhnlich stehen darauf allgemeine
• Handlungskonzepte,
die aus etlichen Einzelhandlungen bestehen. So sind Projekte mit
Bezeichnungen wie "Urlaub planen", "•
GFS
in Deutsch vorbereiten" oder "Präsentation erarbeiten" sehr allgemeine
Umschreibungen für das, was dabei im einzelnen wirklich zu tun ist.
Aber nicht alles, was auf eine Projektliste gehört, muss so einen so
allgemeinen Charakter haben. Man kann auf der Projektliste also auch gut
gerne, Handlungsschritte erfassen, die sich auf ein bestimmtes allgemeiner
gehaltenes Projekt beziehen. Damit solche Eintragungen aber auf der
Projektliste am rechten Platz sind, müssen sie per definitionem Projektcharakter haben, d. h. sie müssen also mehr als
einen Handlungsschritt erfordern. Darüber hinaus dürfen sie nach
Allen
(2004, S. 59)
-
keine konkrete Einzelheiten
oder detaillierte Projektplanungen enthalten
-
keine nach
Prioritäten geordnete Reihenfolge aufweisen
-
keine nach Größe des
Projekts gelistete Rangfolge abbilden
Aus diesem Grunde ist die äußere Form dieser Projektliste eigentlich
beliebig. Sie kann in Print-Form ebenso gut wie in elektronischer Form,
z. B. als • App, geführt werden.
Wichtig ist vor allem, dass eine Projektliste immer wieder ergänzt bzw. nach
Projektabschluss bereinigt werden kann, damit sie ihre Rolle als Platzhalter
erfüllen. So können die Einträgen wirklich als Erinnerungsvermerke
fungieren.
Meistens genügt eine einzige Projektliste, aber man kann auch mehrere
solcher Listen führen. Es kommt eben nur darauf an, dass man sich alle
Projektlisten regelmäßig, zumindest einmal während der wöchentlichen
Übersicht, in Erinnerung ruft.
Ebenso gut lassen sich natürlich bestimmte Projekte der gleichen Art
auf einer speziellen Projektliste vermerken. Wer z. B. mündliche Prüfungen
als Lehrer, Schüler oder Student vorbereiten muss, kann die entsprechenden
Projekte, die zu bestimmten Fächern oder Fachgebieten gehören können, auf
einer Projektliste "Mündliche Prüfungen" festhalten. Und natürlich lässt
sich dies, solange es die Übersicht über das Ganze verbessert und nicht
erschwert, noch weiter in untergeordnete Projektlisten differenzieren.
Maßgebend ist dabei eigentlich nicht die Anzahl der Projektlisten, sondern
allein die Tatsache, ob das Ganze immer wieder betrachtet, reflektiert und
damit dynamisch verwaltet wird. So betont auch
Allen
(2004, S. 194), dass es kein perfektes System dafür gibt.
Zu vielen Projekten gehören Hilfsmaterialien
oder allgemein unterstützende Materialien, die an einem geeigneten Ort
aufbewahrt werden müssen, damit sie bei der Ausführung entsprechender
Handlungsschritte oder im Zuge der Delegation von Aufgaben zügig
herangezogen werden können. Da gibt es z. B.
-
Zeitungs- und
Zeitschriftenartikel zu einem bestimmten Projekt
-
einen Stapel von Klausuren, die
korrigiert werden sollen
-
Rechnungen, die bezahlt werden
müssen
-
Urlaubsprospekte, die studiert
werden wollen
-
...
Alles dies ist unterstützendes Material für verschiedene Projekte, als
Erinnerungshilfen taugen sie allerdings nicht. Solche Stapel um einen herum,
rechts und links auf den Schreibtisch getürmt, haben im Allgemeinen
eine äußerst negative psychologische Wirkung. Erdrückt von rechts und links
sieht man sich außerstande, alles in absehbarer Zeit zu erledigen.
Alles, was sich da auftürmt, ist ja nur noch mehr von dem Stress machenden »Zeug«"
, das einem den Durchblick nimmt und das Gefühl gibt, dass eh alles zuviel
ist. (vgl.
Allen
(2004, S. 194)
Stapel weg, lautet
daher die Devise. Dazu sollte man wie folgt vorgehen:
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Das Projekt auf
die Projektliste eintragen.
-
Dann den nächsten
Handlungsschritt auf die Liste "nächste Schritte" aufnehmen
oder
in der Liste "Warten auf" vermerken.
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Printmaterialien
zu
einem bestimmten Projekt könnten in einem speziell dafür vorgesehenen
Ordner abgeheftet werden.
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In einem Ringbuch oder
Loseblattsammler könnte für jedes Projekt eine oder auch mehrere
Seiten angelegt werden, auf denen spontane Einfälle, Planungsskizzen
usw. eingetragen werden können.
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Bei Verwendung digitaler
Systeme lassen sich z. B. Fußnoten und Notizen an die entsprechende
Liste anhängen.
Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
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