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Arbeitsprozess planen

ALPEN-Methode

 
 
  Die so genannte ALPEN-Methode ist ein vergleichsweise einfaches, aber bei richtiger und konsequenter Handhabung sehr effektives Mittel der Tagesplanung. Sie gehört zu den am weitesten verbreiteten Methoden des Arbeits- und Zeitmanagements.

Die ALPEN-Methode umfasst 5 Arbeitsschritte, die in der Regel nacheinander abzuarbeiten sind:

  1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

  2. Länge schätzen

  3. Pufferzeiten einplanen

  4. Entscheidungen treffen

  5. Nachkontrolle 

1. Aufgaben notieren

Bei diesem ersten Arbeitsschritt stellen Sie in Form einer einfachen To-do-Liste, d. h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, für den nächsten Tag zusammen,

  • welche Aufgaben und Aktivitäten Sie sich vorgenommen haben,

  • welche Termine anstehen,

  • welche Telefonate, E-Mails o. ä. erledigt werden müssen.

Wenn Sie etwas am Vortag nicht erledigen konnten, fügen Sie es dieser Liste hinzu. Überlegen Sie ferner, ob Sie zur Erledigung der Aufgaben bestimmte Materialien benötigen. Erstellen Sie dafür u. U. eine eigene Liste.

2. Länge schätzen

Beim zweiten Arbeitsschritt schätzen Sie die voraussichtliche Zeitdauer (=Länge) ein, die jede Aufgabe zu ihrer Erledigung beansprucht. Dabei ist wichtig,

  • dass Sie den Zeitaufwand realistisch zu schätzen versuchen

  • dass Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen

  • dass Sie sich ein Zeitlimit setzen

  • dass Sie Termine mit ihren genauen Uhrzeiten festhalten

Da es leicht zu Fehleinschätzungen kommt - erst die Erfahrung macht auch hier den Meister! - ist es eine große Hilfe, wenn man sich bei diesem Arbeitsschritt auf ein persönliches Zeitprotokoll stützen kann, das die alltäglichen Aufgaben an dem betreffenden Wochentag einmal genau protokolliert hat. Allerdings sollte man beim Rückgriff auf dessen Angaben sich noch einmal vergegenwärtigen, ob der dort notierte Zeitaufwand für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht noch optimiert werden kann.

3. Pufferzeiten einplanen

Wer bestimmte Aufgaben vor sich hat, sollte niemals davon ausgehen, dass die dafür prinzipiell in Anschlag gebrachte Zeit auch hundertprozentig zur Bewältigung der Aufgaben verfügbar ist. Ohne Pufferzeiten einzuplanen, also Zeiträume vorzusehen, in denen keinerlei Aktivitäten geplant sind, kommt man im Grunde nicht aus, wenn man nicht permanent "unter Strom" stehen oder, anders ausgedrückt: in Dauerstress geraten will.

Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von folgenden Annäherungswerten auszugehen:

  • 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret "verplant" werden

  • 40% der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.

Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht reicht. Das wiederum kann natürlich verschiedene Ursachen haben.

  • Wer z. B. ohne Pause arbeitet und büffelt, wird mit der geplanten Zeit für eine Aufgabe Schwierigkeiten bekommen, weil die Leistungsfähigkeit dann einfach abnimmt. Ein bisschen Bewegung, eine "Sauerstoffdusche" oder auch eine kleine Mahlzeit bringen die Leistungskurve nach dem Abflachen meist wieder auf Vordermann. Also nicht länger als 60-90 Minuten am Stück arbeiten!

  • Vielleicht liegt es daran, dass Sie bei Ihrer Arbeit immer wieder unterbrochen werden.

  • Es kann auch sein, dass Sie einfach Zeit zur Einarbeitung in eine bestimmte Aufgabe benötigen.

  • Gut möglich auch, dass Sie einfach Ihrem eigenen Biorhythmus zuwiderhandeln, indem Sie in einem davon bedingten Leistungs- und Konzentrationstief bestimmte Aufgaben erledigen wollen.

Wer hier Abhilfe schaffen will, muss sich also auf die Suche nach den Ursachen machen und entsprechende Rückschlüsse ziehen und Vorkehrungen treffen. So könnte eine bessere Beachtung der sog. Goldenen Stunde und das bewusste Ausschalten von Störfaktoren (Telefon, Handy etc.) unter Umständen schnell helfen.

4. Entscheidungen treffen

Auch beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.

Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht in dem Setzen von Prioriäten. Dies kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Gut geeignet dafür ist die so genannte ABC-Analyse.
Dabei werden die in der To-do-Liste (s. Arbeitsschritt 1) aufgeführten Aufgaben nach dem Kriterium ihrer Wichtig- bzw. Dringlichkeit eingeteilt.

Meistens werden drei Wichtigkeits- bzw. Dringlichkeitsstufen unterschieden, die mit den jeweiligen Buchstaben A, B oder C gekennzeichnet werden.

  • A-Aufgaben: Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind

  • B-Aufgaben: Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig, aber nicht sehr dringend sind

  • C-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben

ABC-Analyse praktisch

Was sich aus der ABC-Analyse ergibt, muss in praktisches Handeln umgesetzt werden, und zwar:

  • Zuerst alle A-Aufgaben, dann die B-Aufgaben erledigen. A-Aufgaben möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders leistungsfähig und die wenig störungsanfällig sind.

  • Wenn es möglich ist, versuchen Sie B-Aufgaben zu delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben.

  • C-Aufgaben möglichst schnell und effizient ausführen.

5. Nachkontrolle

Arbeits- und Zeitplanung ist kein starres System, sondern wer damit zum Erfolg kommen will, muss es als ein flexibles Instrument des Selbstmanagements zu handhaben wissen. Dabei müssen wir uns immer wieder der Zeit anpassen, wenn sich die Zeit uns nicht anpassen kann. Um zu überprüfen, ob wir mit unseren Zeitplanungen zurecht gekommen ist, muss die Tagesplanung im 5. Arbeitsschritt am Ende eines Tages genau unter die Lupe genommen werden. Damit können

  • zeitliche Fehlplanungen korrigiert werden

  • die Zeitplanung optimiert werden

  • nicht erledigte Aufgaben oder nur zum Teil erledigte erfasst und in die Tagesplanung des nächsten Tages aufgenommen werden.

Übrigens: Auch wenn es sich nicht lohnt, sich wegen vertaner Zeit im Rückblick allzu sehr zu grämen und stattdessen den Blick nach vorne zu richten, und was nicht erledigt wurde in die folgende Zeitplanung zu übernehmen, kann es doch psychologisch sehr von Nutzen sein, die Gründe für das Aufschieben von geplanten Aktivitäten genauer zu betrachten. Ein Tagebuch des Aufschiebens kann hier eine echte Hilfe sein.

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 15.09.2016
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Tragen Sie zunächst einmal ohne Berücksichtigung der Reihenfolge alle Aufgaben in eine einfache To-do-Liste ein, die Sie heute noch bzw. morgen erledigen wollen.

  2. Fügen Sie in die einfache To-do-Liste hinter die dort notierten Aufgaben die von Ihnen geschätzte Zeitdauer zu ihrer Bewältigung hinzu und tragen Sie die genauen Uhrzeiten für die darin enthaltenen Termine ein.

  3. Planen Sie die Pufferzeiten für die von Ihnen vorgesehenen Aufgaben und Aktivitäten.

  4. Bewerten Sie die Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit der Aufgaben auf der Basis der ABC-Analyse.

  5. Übertragen Sie nicht erledigte Aufgaben in die Planung des nächsten Tages.

  6. Führen Sie für die kommende Woche ein Tagebuch des Aufschiebens.
     

 
     
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