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Häufig gestellte Fragen
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Hilfe, ich muss ein
Protokoll schreiben. Was muss ich tun?
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Darf man als
Protokollant eigentlich mitdiskutieren?
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Kann ein Protokoll aus
Ergebnis- und Verlaufsprotokoll bestehen?
Ein
• Protokoll ist ein in Form und Inhalt meist standardisierter, schriftlicher
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Bericht, der über den
Inhalt,
den Verlauf und das Ergebnis eines Gesprächs (Diskussion, Besprechung,
Verhandlung, Sitzung, Unterrichtsstunde) informiert.
Mit diesem Hilferuf steht man nicht allein. Denn für viele
ist die Aufgabe, ein
Protokoll zu
verfassen, eine rechte Schreckensnachricht. Und irgendwann ist man eben
einfach dran.
Wenn Sie noch etwas Zeit haben ...
Unmittelbar vor dem Gespräch
(Besprechung, Sitzung o.ä.)
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Versorgen Sie sich mit ausreichendem Papier für ihre
Mitschrift
und legen Sie sich funktionsfähiges Schreibzeug (Farbstifte
und Textmarker erleichtern u.U. die Übersicht) parat.
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Setzen Sie sich an einen Platz, von wo Sie alle
Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut sehen und hören können. Gut
geeignet ist neben dem Leiter bzw. der Leiterin, aber zumindest so,
das mit diesem/dieser ein guter Blickkontakt aufgenommen werden kann.
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Vergewissern Sie sich beim Leiter bzw. der Leiterin des Gesprächs
(Besprechung, Diskussion, Sitzung, Versammlung ....), ob ein
Ergebnisprotokoll
oder ein Verlaufsprotokoll (oder
auch Unterrichtsprotokoll)
angefertigt werden soll.
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Klären Sie, ob eine namentliche Nennung der Sprecher im
Protokoll gewünscht bzw. erforderlich ist.
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Erkundigen Sie sich, bis wann das Protokoll fertiggestellt
worden sein soll und bis wann und wem es von wem zugestellt
werden soll.
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Nehmen Sie eine möglicherweise schriftlich vorliegende Einladung
oder Tagesordnung zu ihren Protokollunterlagen.
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Bestimmen Sie ggf. einen Termin, an dem Sie dem Leiter bzw.
der Leiterin das Protokoll zur Unterschrift vorlegen.
Während des Gesprächs
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Lassen Sie zu Beginn eine Teilnehmerliste herumgehen oder
entnehmen Sie die Anwesenden aus einer derartigen Liste. Erkundigen
Sie sich ggf. vor oder nach dem Gespräch beim Leiter oder der
Leiterin, ob die für das Gespräch vorgesehenen Teilnehmer
vollzählig anwesend waren.
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Halten Sie das Thema des Gesprächs fest - ggf. können Sie
dies der den Teilnehmerinnen und Teilnehmern vorliegenden Tagesordnung
entnehmen. (ggf.
Protokoll-Mind
Map)
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Nehmen Sie die Tagesordnungspunkte in ihrer Reihenfolge zu
Protokoll (ggf. aus der schriftlichen Tagesordnung zu entnehmen).
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Verwenden Sie für jeden Tagesordnungspunkt bei Ihrer
Niederschrift ein eigenes Blatt Papier und nummerieren Sie
diese Papiere am oberen linken Seitenrand durch (z.B. Top 2/1)
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Nehmen Sie Anträge, die von den Teilnehmerinnen und
Teilnehmern gestellt werden, im Wortlaut zu Protokoll und
kennzeichnen Sie dies mit
Anführungszeichen.
Lassen Sie sich nicht beirren! Wenn Sie etwas nicht genau verstanden
haben oder nicht schnell genug mitschreiben können, lassen Sie sich
vom Antragsteller oder dem Leiter den entsprechenden Wortlaut so lange
wiederholen, bis Sie ihn notiert haben.
Lesen Sie den Antrag, sobald er niedergeschrieben worden ist, laut
vor und lassen Sie sich vom Antragsteller bestätigen, dass der
Antrag korrekt notiert worden ist.
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Notieren Sie die Abstimmungsergebnisse zu den Anträgen
pedantisch genau. Geben Sie dazu die Anzahl der Ja- und
Nein-Stimmen und die Anzahl der Enthaltungen an (z.B.
4:8:3).
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Halten Sie Beschlüsse, insbesondere die Verteilung von
Aufgaben und gesetzte Termine genau fest.
Nach dem
Gespräch
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Gehen Sie noch einmal Ihre Aufzeichnungen und Protokollunterlagen
(Tagesordnung, Teilnehmerliste, Anlagen etc.) durch und überprüfen
Sie diese auf Vollständigkeit.
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Schreiben Sie das Protokoll in der erforderlichen Form binnen
kurzer Frist nieder, um Erinnerungslücken trotz Mitschrift zu
vermeiden.
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Lassen Sie das Protokoll ggf. vom Leiter bzw. der Leiterin unterzeichnen
und unterschreiben Sie selbst.
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Fertigen Sie die erforderlichen Kopien an und verwahren Sie
das Originalprotokoll an der dafür vorgesehenen Stelle.
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Sorgen Sie u.U. dafür, dass jeder Teilnehmer, aber auch die Abwesenden
eine Kopie des Protokolls erhalten.
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Häufig gestellte Fragen
• Hilfe, ich muss ein
Protokoll schreiben. Was muss ich tun?
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Darf man als
Protokollant eigentlich mitdiskutieren?
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Kann ein Protokoll aus
Ergebnis- und Verlaufsprotokoll bestehen?
Gert Egle, zuletzt bearbeitet am:
30.12.2023
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