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Das sind die wichtigsten Elemente eines privaten Geschäftsbriefs
Folgende
Elemente sollten in einem privaten Geschäftsbrief
vorhanden sein.
In
der ▪
Textlinguistik gibt es auch eine andere Begriffe dafür, die sich
am ▪
globalen Textmuster eines offiziellen Briefs orientieren, das
als eine Art "Rahmenmuster" mit "Textgestaltungspotenzial" (Heinemann/Heinemann 2002,
S.139) uns erleichtert, jene konkreten Texte herzustellen,
mit denen wir einen bestimmten Sachverhalt (auch in Briefform) kommunizieren wollen.
Dabei werden die Briefelemente in drei größere Struktureinheiten
untergliedert (Initialteil =
Briefkopf, Briefkern
und Terminalteil =
Briefschluss) (vgl.
Heinemann/Viehweger 1991, S.229)
Textnormkonform schreiben
Nach der DIN 5008 müssen diese Elemente in einer bestimmten Art
und Weise formal gestaltet sind.
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Die
Absenderanschrift (Absenderadresse oder manchmal auch einfach
Absender genannt) zeigt an, von
wem das nachfolgend Geschriebene stammt oder in wessen Auftrag es
verfasst worden ist. Sie steht ganz oben auf der
Seite, nach vier Leerzeilen, beginnend mit der Zeile 5. In der Regel
umfasst sie, ohne Angabe des Bestimmungslandes, drei Zeilen, die ohne
Leerzeile untereinander stehen. Geht der
Brief ins Ausland schließt sich daran die Angabe des Landes an, in dem
sich der Wohnort befindet. (Beispiel) Wenn es sinnvoll ist, können
Ergänzungen
in den nächsten Zeilen vorgenommen werden, z. B. eine Telefonnummer
und/oder eine Email-Adresse angegeben werden. (Beispiel)
Man kann aber in diesen Ergänzungszeilen, wenn dies erforderlich ist,
auch andere
Zusatzangaben machen. So
kann es durchaus sinnvoll und erforderlich sein, seine Bankverbindung
anzugeben oder auch eine Versicherungs- oder Steuernummer o. ä..
Allerdings
sollten diese Angaben mit einer Leerzeile von der
postalischen Absenderadresse abgehoben werden. (Beispiel).
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Das
Datum, genauer das
Kalenderdatum,
steht gewöhnlich auf der ersten Zeile der Absenderadresse am rechten
Blattrand.(Beispiel)
Es kann aber auch, am rechten Blattrand, zwischen
Empfängeranschrift und
Betreff stehen (Beispiel).
Je nach Wünschen und Gewohnheiten kann man es in
numerischer
oder
in
alphanumerischer Form
(Beispiel)
gestalten. Dabei erlaubt die
numerische
Form noch die Wahl zwischen einer
aufsteigenden
(Beispiel)
und einer
absteigenden Form (Beispiel). Die
Ortsangabe und die lockere Apposition im Akkusativ
([Ort], den ...) sind dagegen unnötig und gelten im Prinzip als veraltet.
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Die
Empfängeranschrift steht im so genannten
Adressfeld, das insgesamt 9 Zeilen umfasst. (Beispiel)
Darin werden auf den unterschiedlichen Zeilen Angaben gemacht wie: Anredepronomen
Herr/Frau (vgl.
Engel
31996, S.62), Name, Straße,
Hausnummer, Postfach und besondere Beförderungsvermerke wie
z.B. "Einschreiben", "persönlich", "Warensendung" usw. Die Angabe der
Empfängeradresse
beginnt in jedem Fall auf Zeile 15 von oben, das ist
Zeile 4 des Feldes für die Empfängeranschrift. Sie kann, je
nach Erfordernissen, mit postalischen Beförderungsvermerken versehen
werden, für die die drei ersten Zeilen des Adressfeldes vorgesehen sind
(z.B. Einschreiben/Rückschein, Warensendung, Eilzustellung usw.) (Beispiel)
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Der so genannte
Betreff hält
kurz und prägnant
in einer kurzen Wortgruppe oder einem
kurzen Satz fest, worum es im Brief geht. Der Betreff wird
mindestens
zwei Leerzeilen unter dem Empfängerfeld
ohne ein Satzzeichen am Ende geschrieben.
Die Worte "Betreff" oder "Bezug"
werden
heute nicht mehr verwendet, allerdings kann er durch
Fettschrift hervorgehoben werden. Nach dem
Betreff werden 2 Leerzeilen vor der Anrede
gesetzt. (Beispiel)
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Die
Anrede
steht mindestens
zwei Leerzeilen unter dem
Betreff und wird
mit einem Komma abgeschlossen. Die
Wahl der
Anredefloskel hängt neben der Beziehung zu der man als
Verfasser zum Empfänger des Briefes steht, natürlich auch
davon ab, ob einem ein Adressat persönlich bekannt ist.
Berufs- und
Amtsbezeichnungen stehen stets unmittelbar vor der
Anrede.
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Der
Haupttext
(auch Kerntext genannt) eines privaten
Geschäftsbriefs lässt sich in zwei Teile unterteilen. Die
Einleitung, häufig auch
Briefeinstieg genannt, kann
unterschiedliche Aufgaben (Textfunktionen)
erfüllen. Häufig steht dabei die im Brief insgesamt
dominierende Textfunktion nicht im Vordergrund. (vgl.
Beispiel) Denn selbst, wenn man eine Reklamation vorbringen will,
kann der Briefeinstieg wegen der schnellen Zusendung einer Ware, z. B.,
zunächst einmal einen Dank aussprechen. Was den Inhalt des
Briefeinstiegs ausmacht, hängt von zahlreichen Faktoren ab, die die
Kommunikation der Briefpartner betreffen. Unabhängig davon, was
inhaltlich für die Gestaltung des Briefeinstiegs ausgewählt wird, kommt
dieser Einleitung aber auch die Aufgabe zu, die Aufmerksamkeit und das
Interesse des Empfängers zu wecken.
Weitschweifige Dankesfloskeln sind dabei sicherlich ebenso fehl am
Platz wie eine Anhäufung sonstiger
Leerformeln. Im nachfolgenden zweiten Teil des Haupttextes, dem
Brieftext i. e. S., wird das eigentliche
Anliegen des Briefes mit den dafür erforderlichen Informationen in
verständlicher Sprache und klarem, sachlichen Stil vorgebracht.
In einem offiziellen Geschäftsbrief, der z. B. mit dem Briefkopf
des Unternehmens oder einem vollständigen Briefformular verfasst
wird, sieht alles u. U. etwas anders aus. Beim privaten
Geschäftsbrief jedenfalls gibt es z. B. keinen Infoblock, der
anstelle der Bezugszeichenzeile rechts neben der Empfängeranschrift
untergebracht ist (z.B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser
Zeichen, Name des Ansprechpartners u. v. m.).
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Gert Egle, zuletzt bearbeitet am:
07.01.2024
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