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Die so genannte ALPEN-Methode ist ein vergleichsweise einfaches, aber bei richtiger und
konsequenter Handhabung sehr effektives Mittel der Tagesplanung. Sie gehört
zu den am weitesten verbreiteten
• Methoden des
• Arbeits- und Zeitmanagements.
Die ALPEN-Methode umfasst 5 Arbeitsschritte, die in der Regel nacheinander
abzuarbeiten sind:
-
Aufgaben, Termine und geplante
Aktivitäten notieren
-
Länge schätzen
-
Pufferzeiten einplanen
-
Entscheidungen treffen
-
Nachkontrolle
Bei diesem ersten Arbeitsschritt stellen Sie in Form einer
einfachen To-do-Liste,
d. h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, für den nächsten Tag zusammen,
-
welche Aufgaben und
Aktivitäten Sie sich vorgenommen haben,
-
welche Termine anstehen,
-
welche Telefonate, E-Mails,
Instant Messages o. ä. erledigt werden müssen.
Wenn Sie etwas am Vortag nicht erledigen konnten, fügen Sie es dieser
Liste hinzu. Überlegen Sie ferner, ob Sie zur Erledigung der Aufgaben
bestimmte Materialien benötigen. Erstellen Sie dafür u. U. eine eigene
Liste.
Beim zweiten Arbeitsschritt schätzen Sie die
voraussichtliche
Zeitdauer (=Länge) ein, die jede Aufgabe zu ihrer Erledigung
beansprucht. Dabei ist wichtig,
-
dass Sie den Zeitaufwand realistisch zu schätzen versuchen
-
dass Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen
-
dass Sie sich ein Zeitlimit setzen
-
dass Sie Termine mit ihren genauen Uhrzeiten festhalten
Da es leicht zu Fehleinschätzungen kommt - erst die Erfahrung macht auch
hier den Meister! - ist es eine große Hilfe, wenn man sich bei diesem
Arbeitsschritt auf ein
•
persönliches
Zeitprotokoll stützen kann, das die alltäglichen Aufgaben an dem
betreffenden Wochentag einmal genau protokolliert hat. Allerdings sollte man
beim Rückgriff auf dessen Angaben sich noch einmal vergegenwärtigen, ob der
dort notierte Zeitaufwand für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht noch
optimiert werden kann.
Wer bestimmte Aufgaben vor sich hat, sollte
niemals davon ausgehen, dass die dafür prinzipiell in Anschlag gebrachte
Zeit auch hundertprozentig zur Bewältigung der Aufgaben verfügbar ist. Ohne
Pufferzeiten einzuplanen, also Zeiträume vorzusehen, in denen keinerlei
Aktivitäten geplant sind, kommt man im Grunde nicht aus, wenn man nicht
permanent "unter Strom" stehen oder, anders ausgedrückt: in Dauerstress
geraten will.
Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von
folgenden Annäherungswerten auszugehen:
-
60% der Zeit kann im Allgemeinen
konkret "verplant"
werden
-
40% der Zeit
dagegen sollte als Zeitpuffer
dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und
spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.
Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu
kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht
reicht. Das wiederum kann natürlich verschiedene Ursachen haben.
-
Wer z. B. ohne
Pause arbeitet und büffelt, wird mit der geplanten Zeit für eine
Aufgabe Schwierigkeiten bekommen, weil die Leistungsfähigkeit dann einfach
abnimmt. Ein bisschen Bewegung, eine "Sauerstoffdusche" oder auch eine
kleine Mahlzeit bringen die Leistungskurve nach dem Abflachen meist wieder
auf Vordermann. Also nicht länger als 60-90 Minuten am Stück arbeiten!
-
Vielleicht liegt
es daran, dass Sie bei Ihrer Arbeit immer wieder unterbrochen
werden.
-
Es kann auch sein,
dass Sie einfach Zeit zur Einarbeitung in eine bestimmte Aufgabe
benötigen.
-
Gut möglich auch,
dass Sie einfach Ihrem eigenen
Biorhythmus
zuwiderhandeln, indem Sie in einem davon bedingten Leistungs- und
Konzentrationstief bestimmte Aufgaben erledigen wollen.
Wer hier Abhilfe schaffen will, muss sich also auf die Suche
nach den Ursachen machen und entsprechende Rückschlüsse ziehen und
Vorkehrungen treffen. So könnte eine bessere Beachtung der sog. Goldenen
Stunde und das bewusste Ausschalten von Störfaktoren (Telefon, Handy etc.)
unter Umständen schnell helfen.
Auch
beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und
Delegation von Aufgaben an andere kommt man meistens in einer vorgegebenen
Zeit nicht zum Ziel. Die wichtigste Aufgabe bei diesem
Arbeitsschritt besteht in dem
Setzen von Prioriäten. Dies
kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Gut geeignet dafür ist die so
genannte
ABC-Analyse.
Dabei werden die in der To-do-Liste (s.
Arbeitsschritt 1)
aufgeführten Aufgaben nach dem Kriterium ihrer Wichtig- bzw.
Dringlichkeit eingeteilt.
Meistens werden drei
Wichtigkeits- bzw.
Dringlichkeitsstufen unterschieden, die mit den jeweiligen Buchstaben A,
B oder C gekennzeichnet werden.
-
A-Aufgaben: Alle Aufgaben, die wichtig und
dringend sind
-
B-Aufgaben: Alle Aufgaben, die
durchschnittlich wichtig, aber nicht sehr dringend sind
-
C-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben
Was sich aus der ABC-Analyse ergibt, muss in praktisches Handeln umgesetzt
werden, und zwar:
-
Zuerst alle A-Aufgaben,
dann die B-Aufgaben
erledigen. A-Aufgaben möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders
leistungsfähig und die wenig störungsanfällig sind.
-
Wenn es möglich ist, versuchen Sie
B-Aufgaben zu
delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach
welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und
schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der
Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu
A-Aufgaben verändert haben.
-
C-Aufgaben möglichst schnell und effizient
ausführen.
Arbeits- und Zeitplanung ist kein starres System, sondern wer damit zum
Erfolg kommen will, muss es als ein flexibles Instrument des
Selbstmanagements zu handhaben wissen. Dabei müssen wir uns immer wieder der
Zeit anpassen, wenn sich die Zeit uns nicht anpassen kann. Um zu überprüfen,
ob wir mit unseren Zeitplanungen zurecht gekommen ist, muss die Tagesplanung
im 5. Arbeitsschritt am Ende eines Tages genau unter die Lupe genommen
werden. Damit können
-
zeitliche
Fehlplanungen korrigiert werden
-
die Zeitplanung
optimiert werden
-
nicht erledigte
Aufgaben oder nur zum Teil erledigte erfasst und in die Tagesplanung des
nächsten Tages aufgenommen werden.
Übrigens: Auch wenn es sich nicht lohnt, sich wegen vertaner
Zeit im Rückblick allzu sehr zu grämen und stattdessen den Blick nach vorne
zu richten, und was nicht erledigt wurde in die folgende Zeitplanung zu
übernehmen, kann es doch psychologisch sehr von Nutzen sein, die Gründe für
das Aufschieben von geplanten Aktivitäten genauer zu betrachten. Ein
• Tagebuch des
Aufschiebens kann hier eine echte Hilfe sein.
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Gert
Egle, zuletzt bearbeitet am:
11.01.2024
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