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Effiziente
Arbeits- und
Zeitplanung kann einem nur gelingen, wenn man wirklich weiß, wo
die eigene Zeit bleibt.
Nicht
selten kommt es uns vor, dass wir für Vorhaben überhaupt keine Zeit haben,
oder wir meinen, dass wir für mehr Zeit
 haben, als uns tatsächlich zur
Verfügung steht. Beide Einschätzungen stehen einem effizienten Umgang mit
unserer persönlichen Zeit klar entgegen. Und: Sie wirken sich auf Großes und
Kleines, Komplexes und Einfaches, auf längerfristigere oder kurzfristige
Vorhaben gleichermaßen aus.
Die eigene Zeit unter die Lupe nehmen Natürlich müssen wir das, was wir tun, nicht ständig mit einem klaren Zeitraster planen. Doch wer arbeitet, ein bestimmtes Projekt in einer bestimmten Zeit durchführen will, oder seine privaten Aktivitäten koordinieren will, muss sich schon einmal genauer damit befassen, womit er/sie eigentlich ihre Zeit verbringt. Wer ständig das Gefühl hat, dass er für eine oder mehrere Sachen keine Zeit hat, obwohl diese eigentlich erledigt werden müssen, steht zunächst einmal vor der Frage:
Das Beste ist, sich einfach einmal für einen gewissen Zeitraum genau aufzuschreiben, was man eigentlich mit seiner Zeit gemacht hat. Je genauer und penibler man dabei zu Werke geht, um besser das Ergebnis und um umso eher kommt man den so genannten "Zeitdieben" auf die Spur. Um herauszufinden, womit man seine Zeit verbringt, lohnt es sich zunächst einmal ein persönliches Zeitprotokoll für einen Zeitraum zu erstellen, der möglichst in seinem Alltag demjenigen gleicht, in dem ein bestimmtes Vorhaben realisiert werden soll. In diesem Zeitprotokoll, das man am besten für eine Woche, u. U. auch für die Dauer von mehreren Wochen, führt, werden alle Tätigkeiten und Handlungen, die im Verlauf eines Tages zwischen Aufstehen und Zu-Bett-Gehen verrichtet werden, aufgezeichnet. Dabei wird die jeweilige zeitliche Dauer der Tätigkeiten notiert. Ein derartiges persönliches Zeitprotokoll könnte die Form einer Tabelle haben. folgt aussehen (... = Leerstellen im Beispiel):
Mit Hilfe der
ABC-Analyse
kann man im Anschluss an die Erstellung des
persönlichen Zeitprotokolls
untersuchen, ob man seine Zeit eher für weniger wichtige Aufgaben, die
täglichen Routineaufgaben und sonstigen Kleinkram verwendet hat, während die
wirklich wichtigen Dinge vernachlässigt worden sind. Werden die Summen für
die A-Aufgaben, B-Aufgaben
und C-Aufgaben für die im Zeitprotokoll
erfassten Aktivitäten gebildet, können die dabei ermittelten Ergebnisse
wichtige Erkenntnisse für das
persönliche Zeitprofil
bringen. Dabei darf natürlich nicht übersehen werden, dass die
Freizeitaktivitäten und der Bereich der persönlichen Zeitverwendung (Schlaf
etc.) nicht ohne weiteres nach diesen Kriterien erfasst werden können. Eine andere, sehr gut brauchbare Form stellt die Gestaltung eines persönlichen Zeitprotokolls in Form von Mind Maps dar. Diese können dann, wenn gewünscht oder erforderlich, die Grundlage der obigen Zeitprotokoll-Tabelle darstellen. Die Mind-Map-Form besitzt dabei den Vorzug größerer räumlicher Flexibilität. Wenn man genügend Platz hat, lässt sich dieses Mind Map auf Packpapier an einer Wand aufhängen und erstellen. Ansonsten empfiehlt es sich, für jeden Tag ein derartiges Mind Map zu erstellen. (s. Vorlage)
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