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4. Stufe: Überprüfen und die Kontrolle bewahren

Überblick

 
 
  Die Steuerung von Arbeitsabläufen im Rahmen Ihres persönlichen Arbeits- und Zeitmanagements kann nur gelingen, wenn Sie den Überblick über alle ihre Projekte, Arbeitsschritte und Termine bewahren. Dabei soll die Überprüfung der geplanten oder laufenden Aktivitäten dafür sorgen, dass man die Kontrolle darüber bewahrt. Zugleich aber soll – und dies ist ja eines der grundlegenden Ziel im Konzept von Getting Things Done® der Kopf frei bleiben können für das, was konkret anzugehen bzw. zu erledigen ist. Alles, was auf ihren unterschiedlichen Listen (Projektlisten, Listen der nächsten Schritte, Listen "Warten auf" und Listen "Vielleicht oder irgendwann") steht, bezeichnet Allen als "lose Enden" (Open loops)

Überprüfen und Bewahren der Kontrollüberzeugung

Das Überprüfen des laufenden Workflows ist unerlässlich, wenn man auf Dauer Erfolg haben will. Wer mit einem Listen-System arbeitet, wird also immer wieder eine Durchsicht seiner Eintragungen vornehmen müssen, um die Arbeitsläufe, so wie sie geplant sind, auch umsetzen zu können. Dabei ist natürlich an keine „sklavische“ Planungstreue gedacht, die verhindert, einmal getroffene Entscheidungen unter veränderten Voraussetzungen zu revidieren. Wichtig ist nur, dass solche Abweichungen von der Planung bewusst und reflektiert erfolgen und zugleich in revidierte Planungsschritte umgesetzt werden. So bleibt ihr Arbeits- und Zeitmanagement dynamisch und entwickelt sich mit ihren Aufgaben mit. Der "Worst Case", der auch meistens psychisch nicht gerade gut tut, ist der Kontrollverlust über die Vielzahl anstehender Aufgaben und Projekte. Ist dieser nämlich erst einmal im Gang, brechen häufig alle Dämme. Als Folge davon "wurstelt" man sich mit "schlechten Gefühlen" durch, gerät unter »StressDistress) und muss diesen Kontrollverlust häufig noch mit körperlichen Problemen (Unruhe, Schlafproblemen etc.) oder der Entwicklung eines komplexen »Burnout-Syndroms mit emotionaler Erschöpfung, Antriebsschwäche, leichter Reizbarkeit, Gleichgültigkeit gegenüber anderen usw., teuer bezahlen. Wer unter Burnout leidet, wird dem komplexen psychischen Geschehen freilich kaum mit Mitteln des hier dargestellten Selbstmanagements zu Leibe rücken können. Und doch können solche Techniken Teil einer Therapie sein. 

Ist der Kontrollverlust aber nicht auf ein derartiges Krankheitsbild zurückzuführen, kann man die Kontrolle als Ergebnis einer Willensleistung auch wieder zurückgewinnen, wenn sie einmal verlorengegangen sein sollte. Mit dem Überprüfen der gesetzten Ziele und Aktivitäten kann eben jene »Kontrollüberzeugung zurückgewonnen werden, die als Grundlage jeder Form von Selbststeuerung anzusehen ist.

Das Überprüfen des strukturierten Listensystems ist zunächst einmal nichts anderes als eine einfache Durchsicht, mit der Sie versuchen, die Open loops zwar im Blick zu haben, aber auch aus dem Kopf zu bekommen. Das betrifft To-Do-Listen ebenso wie ein differenziertes Listenmanagements nach dem Muster des GTD®-Konzepts.
Neben der Erinnerung an die laufenden Projekte hat diese Durchsicht eben vor allem auch einen für das Selbstmanagement äußerst positiven Effekt. Indem Sie sich nämlich diese Aufgaben mit ihren entsprechenden Planungen auf diese Weise zumindest kurzfristig, aber in steter Regelmäßigkeit ins Bewusstsein rücken, wirken Sie allen jenen spontanen Handlungsimpulsen entgegen, die sie angesichts einer Vielzahl mehr oder minder drängender Aufgaben, immer wieder verleiten, vom geplanten Weg abzuweichen. So darf man nicht vergessen, dass es natürlich Aufgaben und Vorhaben gibt, die uns einfach stärker als andere psychisch belasten. So macht uns unter Umständen die Vorstellung, wir könnten bei ihrer Bewältigung versagen oder wir könnten bestimmte Dinge nicht in dem dafür vorgesehen Zeitfenster erledigen Angst. Und diese Angst wiederum kann zur Quelle des Kontrollverlusts werden, der dazu führt, dass wir die gut durchdachten Wege verlassen, die uns wahrscheinlich eher zum Ziel bringen. Wer sich z. B. auf eine Prüfung vorbereitet, weiß wie sehr einen derartige Ängste lähmen können.

Auch wenn solche Versagensängste beim Arbeits- und Zeitmanagement wie auch in vielen anderen Fällen keine guten Ratgeber sind, wenn man ihnen einfach nachgibt, so können sie auf der anderen Seite natürlich auch ein Marker dafür sein, unsere Planungen noch einmal zu überdenken. Auch in einem solchen Fall geht es aber darum, die Kontrolle über die Dinge zu bewahren, ohne die man sie eben nicht geregelt bekommt. Abhilfe schafft also auch hier, die Dinge aus dem Kopf und doch unter Kontrolle zu haben.

Wie oft soll man sein Organisationssystem durchsehen? (→Der Wochenüberblick)

Wie häufig man sein strukturiertes Listensystem durchgehen sollte, lässt sich nicht so ohne weiteres festlegen. Grundsätzlich sollte hier jeder von der Funktion der Durchsicht ausgehen, die Dinge aus dem Kopf zu bekommen und doch unter Kontrolle zu haben. Wann sich dies bei dem einzelnen jeweils einstellt, ist sicherlich sehr unterschiedlich und hängt auch damit zusammen, wie viel Vertrauen man seinem Selbstmanagement entgegenbringt.

  • So wird es natürlich mitunter auch seine Zeit dauern, bis man an den Punkt gelangt, an dem man mit "guten Gefühlen", Dinge aus seinem Kopf verbannen kann, die einfach nicht zur Erledigung anstehen.
  • Und auch Versagensängste, die vielleicht eine weitaus tiefere psychische Ursache haben, lassen sich nicht einfach per Liste aus der Welt schaffen.

So lässt sich hinsichtlich der Häufigkeit der Durchsicht wohl nur sagen, dass man dies so häufig tun sollte, wie es einem wirklich hilft, sich den Zielen des Selbstmanagements anzunähern. Und das wiederum verlangt, neben dem sorgsamen Auflisten von Projekten, Aufgaben, nächsten Schritten, zu erledigenden Dingen usw. vor allem auch eines: Achtsamkeit für die eigene Person, ihre Möglichkeiten, aber eben auch Grenzen. Und, da wir oft dazu tendieren, uns mehr aufzuladen, als wir wirklich zu unserer Zufriedenheit bewältigen können, gehört dazu auch die Fähigkeit, nein zu sagen.

Neben dem Terminkalender (oder To-Do-Listen), die eben wohl am häufigsten durchgesehen werden müssen, sollte man, so empfiehlt Allen (2004, S. 69), sein ganzes in Listen gefasstes Selbst-, Arbeits- und Zeitmanagement wöchentlich einmal durchsehen. (→Der Wochenüberblick)

Um zu verdeutlichen, welche Effekte das regelmäßige Durchsehen des Listensystems haben kann, führt Allen (2004, S.70) eine Situation an, die viele Menschen erleben. Wenn sie z. B. ihren Urlaub antreten, dann würden wir in der letzten Woche vor einer großen Reise nämlich alle mit uns selbst und den anderen eingegangenen Vereinbarungen bereinigen, abschließen, klären und neu bewerten. Im Übrigen werden derartige Erscheinungen auch bei privaten Krankenversicherungen oder der staatlichen Beihilfe für Beamte beobachtet. Unmittelbar vor Ferienbeginn potenzieren sich die Antragseingänge! So gilt vielleicht, zumindest der Intention nach, auch hier, was Allen betont: "Ich schlage nichts weiter vor, als das wöchentlich statt jährlich durchzuführen."

Gert Egle, zuletzt bearbeitet am: 01.08.2017
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Informieren Sie sich über Stressoren, die im Zusammenhang mit dem Arbeits- und Zeitmanagements stehen?

  2. Wie beurteilen Sie die Möglichkeiten, über die dargestellten Methoden des Selbstmanagements Gefühlen von Überforderung bis hin zum Burnout-Syndrom entgegenwirken zu können?
     

 
     
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