Pareto-Prinzip

Warum Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip?

Mit dem Pareto-Prinzip kann man

• Probleme bei der Zeitplanung erkennen

• Prioritäten setzen

• konkrete Arbeitsplanungen vornehmen

Im Alltagsleben lässt sich das beobachten, z. B

• Meistens tragen wir nur 20% der Kleidung, die wir im Kleiderschrank haben.

• In Besprechungen kommt in 20% der Zeit gewöhnlich zu 80% der Beschlüsse.

• Am Schreibtisch lassen sich mit 20% der Zeit ungefähr 80% der Aufgaben bewältigen.

• Wer ein Referat am PC erstellt, braucht nicht selten 80% seiner Zeit dafür, das Ganze mit Formatierungen etc. in "Form" zu bringen.

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Auch wenn das Zahlenverhältnis der Pareto-Regel nicht schematisch überall und auf jeden einzelnen Fall genau so zutrifft, sollte man die darin ausgedrückte Gesetzmäßigkeit beachten. Wer seine Zeit optimal planen will, muss wissen, dass im Allgemeinen 20 Prozent der Aufgaben und Aktivitäten so wichtig sind, dass sich damit 80 Prozent des Arbeitserfolges erzielen lassen. Die restlichen 80% der Zeit dagegen bringen nur noch 20% des Ergebnisses zustande. Das Verhältnis von Einsatz und Mitteln beträgt unter diesem Blickwinkel 80:20. (= 80:20-Regel) Dabei gilt die 80:20-Regel nicht nur bei der Verteilung der Zeit.

Insbesondere in der Wirtschaft hat das Pareto-Prinzip eine große Bedeutung, da man mit seiner Anwendung eine höhere Effizienz von Kosten und Nutzen erreichen kann. So hat man z. B. festgestellt, dass

• bei der Produktion von Gütern 20% der Produktionsfehler für 80% des Ausschusses verantwortlich sind,

• im Verkauf 2 von 10 Verkäufern 80% des Umsatzes machen,

• im Verlagswesen mit nur 20% der Bücher 80% des Umsatzes gemacht werden,

• 20% der Kunden 80% des Umsatzes bringen.

Besonders interessant dabei: Die Effektivität einer Arbeit kann danach nicht mehr notwendigerweise an der Zeit festgemacht werden, die man zu der Bewältigung einer Aufgabe bzw. Durchführung einer Aktivität benötigt.

Den eigenen Perfektionismus in die Schranken weisen

Wer demnach bei allem nach Perfektion strebt und dabei immer 100% erreichen will, wird sich nicht nur Stress bereiten, sondern auch unterm Strich viel Zeit und Energie verlieren. Besser ist es daher meistens, sich für weitere 80%-Ergebnisse anzustrengen, also seine Energie in die jeweils noch zur Perfektion fehlenden 20% zu stecken. 20% der Aktivitäten sind demnach so wichtig, dass sie mit ihrer Erledigung 80% des Erfolgs ausmachen.

Der Drang, alles möglichst perfekt machen zu wollen, ist dabei für viele Menschen ein erlerntes Verhaltensmuster, das auf Erfahrungen zurückgeht, die bereits in der Kindheit gemacht worden sind. Insbesondere die Eltern tragen dazu mit ihren Vorstellungen darüber, was wichtig und falsch ist und was o.k. und nicht o.k. ist, dazu bei, dass viele Menschen inneren und unbewussten Impulsen folgen, die man in der Transaktionsanalyse auch "Antreiber" nennt.

Das heißt natürlich nicht, dass es nicht Aufgaben gibt, die wirklich hundertprozentig erfüllt werden müssen. Man kann den Bau einer Brücke ja auch nicht abbrechen, wenn erst 80% der benötigten Spannweite erreicht ist. Und eine Mathematikaufgabe verlangt im Allgemeinen ja auch ein klares, und zwar hundertprozentiges Ergebnis.

Pareto-Regel beim Planen von Lernaufgaben

Für das Bewältigen von Lernaufgaben kann die Prioritätensetzung nach dem Pareto-Prinzip eine hilfreiche Methode sein. Nicht selten stehen in der Schule oder im Studium gleichzeitig eine Vielzahl von Aufgaben an, die in einem absehbaren Zeitraum gelöst werden sollen. Da ist eine Präsentation vorzubereiten, dort muss eine Französisch-Klausur vorbereitet werden, hier steht eine komplexe Mathehausaufgabe an und dort muss ein Kunstbild gezeichnet werden. Wenn dann, wie es schließlich im Schulalltag immer wieder vorkommt, alles auf einmal erledigt werden muss, lohnt es ohnehin kaum, nach Perfektion bei der Lösung der Aufgaben zu streben.

Voraussetzungen für die Anwendung des Pareto-Prinzips für solche Lernaufgaben sind vor allem metakognitive Fähigkeiten, die Fähigkeit also, sein eigenes Lernen im Hinblick auf Leistungsvermögen und Leistungsstand angemessen einzuschätzen, und eine klare Zielformulierung.

• Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch jene Erfolgsfaktoren identifizieren, mit denen sich bei 20-prozentigem Einsatz 80% des Erfolgs ergeben.
• Nur wer die konkreten Ziele einer Lernaufgabe kennt und überprüft, welche Techniken und Methoden zunächst einmal für einen etwa 80-prozentigen Erfolg in Frage kommen, kann damit eine sinnvolle Prioritätensetzung vornehmen.
• Wer sich bei zehn Lernaufgaben, die bewältigt werden sollen, mit acht Aufgaben befasst, unter denen sich nicht die beiden wichtigsten befinden, hat eben nur 20% dessen geschafft, was eigentlich nötig gewesen wäre. Ein klassischer Fall für das, was man gemeinhin auch einfach "Verzetteln" nennt.

In der Regel wird es, jedenfalls ohne längere Erfahrung im Umgang mit der Pareto-Regel und den entsprechenden Voraussetzungen, nicht einfach sein, den Ansatz zur Prioritätenbestimmung auch in die Praxis des Lernens umzusetzen. Daher wird die ABC-Analyse wohl die praxisgerechtere Lösung darstellen.
 

1. Erstellen Sie eine To-do-Liste mit allen Aufgaben und Aktivitäten, die Sie heute bzw. morgen erledigen müssen bzw. wollen.

2. Weisen Sie diesen Aktivitäten eine Dringlichkeitsstufe nach dem Muster der ABC-Analyse zu.

3. Arbeiten Sie die Liste ab und schätzen Sie jeweils die aufgewendete Zeit und ihren prozentualen Anteil an der Bewältigung der gesamten Aufgaben der To-do-Liste.
    

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