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Prioritäten setzen

ABC-Analyse

 
 
  Einer der wichtigsten Aufgaben beim Arbeits- und Zeitmanagement besteht darin, die verschiedenen Aktivitäten nach ihrer Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit zu bewerten. Diese Bewertung, die in der Praxis stets das Setzen von Prioriäten bedeutet, kann man mit der so genannten ABC-Analyse vornehmen. Diese ist sehr leicht anwendbar und bei konsequenter Umsetzung auch sehr effektiv. Wer sich auf sie stützt, bekommt ein sehr dynamisches Instrument in die Hand, das hilft Stress zu vermeiden.
Die ABC-Analyse kann auch für die Untersuchung des persönlichen Zeitprotokolls herangezogen werden und dann bei der Erstellung eines persönlichen Zeitprofils untersucht werden. Mitunter kommt man dabei zur Erkenntnis, dass man die meiste Zeit für weniger wichtige Aufgaben, den tägliche Routineaufgaben und sonstigen Kleinkram aufwendet, während die wirklich wichtigen Dinge vernachlässigt werden. (→teachSam-System-Planer: Arbeits- und Zeitmanagement)

Die ABC-Analyse kann in komplexe To-Do-Listen einfließen und schließlich in die Erstellung von  Prioritätenlisten münden.

Meistens werden drei Wichtigkeits- bzw. Dringlichkeitsstufen unterschieden, die mit den jeweiligen Buchstaben A, B oder C gekennzeichnet werden.

  • A-Aufgaben: Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind

  • B-Aufgaben: Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig, aber nicht sehr dringend sind

  • C-Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben

ABC-Analyse praktisch

Was sich aus der ABC-Analyse ergibt, muss in praktisches Handeln umgesetzt werden, und zwar:

  • Zuerst alle A-Aufgaben, dann die B-Aufgaben erledigen. A-Aufgaben möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders leistungsfähig und die wenig störungsanfällig sind.

  • Wenn es möglich ist, versuchen Sie B-Aufgaben zu delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben.

  • C-Aufgaben möglichst schnell und effizient ausführen.

  • Da sich die Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit von Aktivitäten und Aufgaben verändern kann, dynamisiert das kontrollierte Herauf- bzw. Herabstufen von Aufgaben und Aktivitäten.

Die aus der ABC-Analyse hervorgehende Prioritätensetzung ist ein flexibel zu handhabendes Instrument. Das bedeutet, dass die Bewertung von Aufgaben und Aktivitäten nach Wichtigkeit bzw. Dringlichkeitsstufen immer wieder, am besten täglich, überprüft werden muss. Denn Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt der Dringlichkeitsstufe B zugeordnet worden sind, können durch Veränderung der zeitlichen Rahmenbedingungen oder einfach im Fortschreiten der Zeit zu einem bestimmten Zeitpunkt die Dringlichkeitsstufe A benötigen, um termingerecht erledigt werden zu können.

Wenn zu viele Aufgaben und Aktivitäten die Dringlichkeitsstufe A zugewiesen bekommen haben, empfiehlt es sich, die Liste noch einmal unter dem Kriterium der Wichtigkeit und Dringlichkeit durchzugehen und die eine oder andere Aufgabe herunterzustufen. Dann sollte man die neue Bewertung der Aufgaben zum Anlass nehmen, die Liste nach der Dringlichkeit der Aufgaben neu zu fassen.

Im Grunde genommen macht es nichts, wenn weniger wichtige Aufgaben und Aktivitäten einfach längere Zeit "liegen bleiben". Solange die ihnen zugewiesene Dringlichkeitsstufe zutrifft, kann daraus eigentlich kein Schaden entstehen. Wenn sich dies allerdings durch einen zunächst noch in fernerer Zukunft liegenden Termin dafür ändert, muss man eben die entsprechende Aufgabe rechtzeitig "heraufstufen".
 

 
   
   Arbeitsanregungen:
  1. Erstellen Sie eine To-do-Liste mit allen Aufgaben und Aktivitäten, die Sie heute bzw. morgen erledigen müssen bzw. wollen.

  2. Weisen Sie diesen Aktivitäten eine Dringlichkeitsstufe nach dem Muster der ABC-Analyse zu.
     

 
     
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