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Ein Protokoll ist ein in Form und Inhalt meist standardisierter, schriftlicher
Bericht, der über den
Inhalt,
den Verlauf und das Ergebnis eines Gesprächs (Diskussion, Besprechung,
Verhandlung, Sitzung, Unterrichtsstunde) informiert.
 Es basiert im
Allgemeinen auf einer
Mitschrift
während des Gesprächs (vgl.
Arbeitstechnik
Mitschreiben) und setzt damit genaues und aufmerksames
Zuhören
und die Fähigkeit zum Erkennen und Aufzeichnen von Wesentlichem voraus.
Dazu ist die Kenntnis und die Fähigkeit zur Anwendung geeigneter Methoden
beim Mitschreiben nötig. (z.B.
Protokoll-Mind
Map)
Protokolle haben meistens einen halböffentlichen Charakter. Das
bedeutet, dass sie gewöhnlich für die Teilnehmerinnen und
Teilnehmer eines Gesprächs bestimmt sind. Ihnen soll das Protokoll
Gedächtnisstütze sein, zur Information über und zur Dokumentation des
Gesagten dienen. Außerdem kann damit die Kontrolle
getroffener Beschlüsse und Entscheidungen organisiert werden.
Aber auch für diejenigen, die an einem bestimmten Gespräch nicht
teilnehmen konnten, stellt ein Protokoll eine verlässliche
Informationsquelle darüber dar, was besprochen und ggf. beschlossen
worden ist. (FAQ's)
 Was inhaltlich ins Protokoll aufgenommen werden soll, hängt von
der gewünschten Form/Art des Protokolls (Verlaufsprotokoll- oder
Ergebnisprotokoll),
von der Problemstellung und vom Zweck ab, den das Protokoll erfüllen
soll. Häufig wird deshalb auch vor Beginn des Gesprächs, der Veranstaltung
oder der Sitzung festgelegt,
- was ins Protokoll aufgenommen werden soll,
- ob ein Verlaufs- oder ein Ereignisprotokoll angefertigt werden soll,
- ob darin Beiträge oder Anträge namentlich gekennzeichnet werden
sollen,
- ob und bis wann das Protokoll vor der nächsten Sitzung den
Teilnehmern zugehen soll,
- ob das Protokoll zu Beginn der nächsten Sitzung ggf. verlesen oder
per Beschlussfassung mehrheitlich angenommen werden soll.
Ganz allgemein gilt: Wenn ein Protokoll vom Veranstaltungsleiter bzw.
der -leiterin und dem
Protokollanten unterschrieben ist, gewinnt es den
Charakter einer Urkunde.
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